Kanskje du eier en liten bedrift, du selger noe personlig og ønsker å gi formaliserte kjøpsvilkår, eller sjefen din bedt om å undersøke og opprette en passende faktura for din bedrift eller organisasjon.

Den gode nyheten er at det er mange måter å designe en faktura på eller laste ned en ferdig mal som krever liten eller ingen endring.

Hva skal jeg inkludere?

Ofte er en faktura mer enn en betalingsanmodning som i siste instans kan merkes betalt - det er et dokument som inneholder betalingsbetingelser og andre formaliserte avtaler. Lyder som en kontrakt? Det er, og det er derfor du må inkludere den riktige informasjonen.

en. Kjøperinformasjon. Noen har sikkert gitt deg en faktura som ikke har noe mer enn navnet ditt i kjøperavsnittet. For små kjøp, det er greit, men for større transaksjoner, er det ikke nok. Som selger skal du inkludere all relevant identifiseringsinformasjon, inkludert kjøper eller kundens navn, adresse, telefonnummer, e-post, skatte-ID, kontonummer og eventuelle andre interne identifikatorer som trengs.

Dette identifiserer ikke bare legitimt, men hvis virksomheten har et stort antall kunder, gjør dette bokføringen raskere og mer nøyaktig.

2. Beskrivelse av produktet eller tjenesten . Vær så spesifikk som nødvendig, slik at det ikke blir noen forvirring senere.

3. Mengden. Ikke bare det totale beløpet som skal betales, men en spesifisert liste over alle kostnader, inkludert antall og enhetskostnad hvis du selger mer enn en enhet av varen. Elementer kuttes ned på telefonsamtaler og e-post relatert til fakturaen.

4. To datoer: når fakturaen ble opprettet og forfallsdato. Opprettelsesdatoen hjelper din regnskapsavdeling tildele transaksjonen til riktig måned. Forfallsdatoen gjør at du kan håndheve en sen betalingstrafikk hvis en er skrevet inn i kontrakten.

5. Betalingsinformasjon. Hvordan skal personen betale deg? Hva er din foretrukne metode? Hvis de betaler med kredittkort eller annen metode i tillegg til en sjekk, kan de gå til nettstedet ditt? Gi kjøperen muligheter, men gjør betalingsprosessen enkel, rask og problemfri.

6. Bransjespesifikk informasjon. Hvis du er i serviceindustrien - en konsulent for eksempel - kan du inkludere antall timer brukt på et prosjekt. Inkluder all informasjon som andre i din bransje normalt vil inkludere.

7. Ditt firmanavn, kontaktinformasjon og logo. Bare fordi det er en faktura betyr det ikke at du ikke kan annonsere. Du vet ikke hvor mange som behandler fakturaen, kan være interessert i det du gjør. Ta med bedriftens logo over kontaktinformasjonen din. Noen virksomheter inkluderer et notat nederst på en faktura som nevner kommende salg eller hendelser.

8. Et fakturanummer. Dette lar deg og kjøperen spore denne regningen.

Marker viktige poeng

Veteran designere vet hvordan å tegne leserens øye med viktig informasjon. På en faktura er de tre viktigste delene ditt firmanavn og kontaktinformasjon, forfallsdato og beløp. Den andre informasjonen er viktig, men det å vise en kundefordelbar person som behandler mange fakturaer hver dag, kan den viktigste informasjonen få fakturaen din betalt raskere. Hvis de må sende det til noen andre for avklaring, vil du vente lenger for betaling.

Finne maler

Et raskt Google-søk vil avsløre mange alternativer. Programmer som Microsoft Office har en tilpassbar mal som er innebygd i programvaren, og du kan finne nettsteder med maler som er klare til å laste ned og åpne i Office.

Cashboard - Cashboard tilbyr en nedlastbar mal du kan åpne i Microsoft Word. Malerne er enkle, men tilpassbare.

Invoiceberry - Maler for Office, Open Office og Excel

Microsoft - Hvis du ikke liker malen som følger med Microsoft Office, går du til Microsofts malgalleri for flere alternativer.

I tillegg til Microsoft Office har Google Docs maler å velge mellom i malgalleriet, og Apple har muligheter for produktivitetsapps.

Noen nettsteder tillater deg å lage, skrive ut, lagre og sende fakturaer direkte fra deres nettsted. Du trenger ikke å ha noe annet program enn en nettleser.

Paydirt -Paydirt er en online faktureringsplattform. Selv om en betalt tjeneste tillater selskapet å opprette en enkel faktura uten kostnad.

Fakturert - Fakturert gir deg mulighet til å opprette og lagre fakturaer uten å opprette en konto. Ved å bruke nettleserens lokale cache, kan du redigere tidligere fakturaer. (Hvis du sletter nettleserens historie, vil alle fakturaer gå tapt. Vær forsiktig.)

Andre faktureringsalternativer

PayPal har en robust faktureringsmotor innebygd i plattformen, og regnskapsprogrammer som QuickBooks tillater fakturering i plattformen . Ved å bruke regnskapsmessig programvare kan fakturaen knyttes til kundens konto.

Bunnlinjen

Husk de dagene da bedriftene hadde kvitteringsbøker? De dagene er borte. I dag er fakturering mye lettere ved hjelp av maler, programmer og regnskapsprogramvare som ikke bare fakturerer, men også organisere og generere rapporter som lar deg følge opp på ubetalte fakturaer.

Noen forhåndsdefinerte faktura maler kan ikke inneholde alle elementene som er oppført ovenfor; vær sikker på at du velger en som har det du trenger for din bedrift eller tjeneste. For mer informasjon, les Starte en liten bedrift: Lagre .