Hva er prosjektledelse?

Prosjektledelse innebærer planlegging og organisering av selskapets ressurser til å flytte en bestemt oppgave, begivenhet eller plikt til ferdigstillelse. Det innebærer vanligvis et engangsprosjekt i stedet for en pågående aktivitet, og ressursforvaltningen inkluderer personell, økonomi, teknologi og immateriell eiendom. En prosjektleder bidrar til å definere prosjektets mål og mål og bestemmer når de ulike prosjektdelene skal fullføres og av hvem; han skaper også kvalitetskontroll for å sikre at ferdige komponenter oppfyller en viss standard.

BREAKING DOWN 'Prosjektledelse'

Prosjektstyringsprosessen omfatter generelt følgende trinn: planlegging, initiering, gjennomføring, overvåkning og avslutting. Ulike bransjer har også utviklet spesialiserte prosjektledelsesmaler som er spesifikke for de unike behovene til deres respektive felt. Maler gjør prosjektplanlegging effektiv og enkelt repeterbar fra ett sett av leveranser til det neste. For eksempel er IT-prosjektledelse spesialisert på å legge til rette for prosessen med å levere tekniske produkter som går gjennom flere livssyklusfaser, inkludert utvikling, testing og distribusjon.

Hva gjør en prosjektleder?

For mange mennesker betyr ikke prosjektlederens tittel mye. Det kan virke som en fluffy tittel for å sitte og overvåke. Selv om tilsyn er en viktig del av jobben, går mye mer inn i prosjektledelsen enn bare å se på at alle jobber.

Prosjektledelse er ofte knyttet til fag som konstruksjon og konstruksjon, og i siste omgang, helsevesen og informasjonsteknologi (IT), som typisk har et komplekst sett av komponenter som må fylles ut og monteres på en bestemt måte for å skape et fungerende produkt. Men uansett hva bransjen er, har prosjektlederen en tendens til å ha omtrent samme jobb.

En prosjektlederplan: Fra start til slutt trenger hvert prosjekt en plan som beskriver hvordan ting kommer til å komme seg, hvordan de skal bygges og hvordan de skal ferdes. For eksempel, i arkitekturen, starter planen med en ide, går videre til tegninger og går videre til tegning av tegning, med tusenvis av små biter som kommer sammen mellom hvert trinn. Arkitekten er bare en person som gir et stykke av puslespillet. Prosjektlederen setter alt sammen.

En prosjektleder tilrettelegger: Når det er et stort team som arbeider på et enkelt prosjekt, kan kommunikasjon raskt brytes ned. Dette gjelder spesielt når enkelte deler av jobben er outsourcet. For eksempel, hvis du vil starte et selskap som selger widgets på nettet, må du bygge et nettsted, få markedsføringen din sammen, snakke med leverandører, finne et salgspersonell og ha noen som har ansvaret for frakt.Som en liten bedrift ville du ikke ha alt dette gjort internt, så du fungerer som prosjektleder for å bringe alle besetningene sammen og forenkle samarbeid og samarbeid. (For mer, se Hvordan Agile Project Management Works .)

En Prosjektleder Har PR: PR er en stor del av enhver bedrift. Det er ikke nok å bare sørge for at selskapet har en gunstig utsikt i offentlighetens øyne; Internt PR har til hensikt å sikre at lederen av selskapet vet hva som skjer og har en positiv utsikt over avdelingen. Prosjektleder har ansvaret for å sikre at de høyere opptellingene holdes i løkken og vet hva som skjer.

En prosjektleder lukker: Hvert prosjekt har et budsjett og en tidsramme. Blås en av dem, og hele prosjektet kan gå tapt. Prosjektleder sørger for at alt går glatt, til tiden og på budsjettet. Det betyr at når tidsrammen kommer til en slutt, kan lederen holde alle gruppemedlemmene som arbeider med prosjektet, ferdigstilt på plan.

Et eksempel på prosjektlederansvar

La oss si at en prosjektleder har til oppgave å lede et team for å utvikle programvareprodukter. Han eller hun begynner med å identifisere omfanget av prosjektet. Deretter tildeler han eller hun oppgaver til prosjektgruppen; Dette teamet kan omfatte utviklere, ingeniører, tekniske forfattere og kvalitetssikringsspesialister. Prosjektlederen oppretter en tidsplan og fastsetter tidsfrister. Ofte bruker han eller hun visuelle representasjoner av arbeidsflyt, for eksempel Gantt-diagrammer og PERT-diagrammer, for å finne ut hvilke oppgaver som skal utføres av hvilke avdelinger. Han legger et budsjett som inneholder tilstrekkelige midler for å holde prosjektet innenfor budsjett selv i møte med uventede uforutsetninger. Prosjektlederen sørger også for at laget har de ressursene det trenger for å bygge, teste og distribuere et programvareprodukt.

Når et stort IT-selskap som Cisco Systems Inc. kjøper mindre selskaper, er en sentral del av prosjektlederens jobb å integrere prosjektgruppemedlemmer fra ulike bakgrunner og innføre en følelse av gruppemål om å møte sluttmål. Prosjektledere kan ha litt teknisk kunnskap, men har også den viktige oppgaven med å ta bedriftens visjoner på høyt nivå og levere konkrete resultater i tide og innenfor budsjettet.

Selvfølgelig må en prosjektleder ha uberørte organisatoriske og tidsmessige ferdigheter. Men mens oppmerksomhet på detaljer er nøkkelen, må han eller hun også kunne visualisere et prosjekt i sin helhet for å sikre at det kommer sammen riktig. En god prosjektleder er en sterk leder under alle omstendigheter, dygtig på mellommenneskelige ferdigheter og tenkning raskt, og i stand til å utarbeide kreative løsninger på problemer. (Se også Vanlige intervju spørsmål for prosjektledere .)

Agile prosjektledelse

Dataprogramvareindustrien var en av de første som brukte en bestemt metode som ble kalt agile prosjektledelse. Med utgangspunkt i de tolv kjerneprinsippene i Agile Manifesto er agile prosjektledelse en iterativ prosess fokusert på kontinuerlig overvåkning og forbedring av leveranser.Kjernekvaliteten er et resultat av å gi kundens verdi, teaminteraksjoner og tilpasning til dagens forretningsforhold. I motsetning til Fosseprojektstyring følger en mer tradisjonell metode, fleksibel prosjektledelse ikke en sekvensiell trinnvis tilnærming. I stedet blir faser av prosjektet gjennomført parallelt med hverandre av ulike lagmedlemmer i en organisasjon. Denne tilnærmingen kan finne og rette eventuelle feil i prosjektet uten å måtte starte hele prosedyren på nytt.

Agile prosjektledelse gir mer fleksibilitet i feilsøking gjennom hele prosjektet, noe som resulterer i konsekvent færre feil enn Foss, som kun kan teste feil under utviklingsstadier. I programvareutvikling, er agile tilnærminger vanligvis brukt til å hjelpe bedrifter til å reagere på uforutsigbarhet. Innenfor Software Development Life Cycle (SDLC) er gruppemedlemmene involvert i krav, design, utvikling og testfaser. Viktigst er det at fleksible teknikker innebærer en regelmessig oversikt over oppgaveeffektivitet, slik at lagmedlemmene kan justere atferd og prosedyrer tilsvarende.

Agile Project Management Tools

Agile prosjektledelse bruker et sett med smale fokuserte verktøy.

• Scrummetoder fokuserer på de empiriske tilbakemeldingsløypene for å tilpasse seg kompleksiteten og uforutsigbarheten som vanligvis finnes i programvareutvikling. Beslutningstaking er basert på observerte resultater etter korte intervaller kjent som sprints. Under hvert sprint holdes et testet produkt til enhver tid i en klare tilstand. Som en helhet er et scrum et sett med roller, ansvar og tilbakemeldinger som forblir konsistente gjennom hele prosjektet. Hvis du fjerner forutsigbare feil i prosessen, kan bedrifter lett lære og tilpasse seg fremtidige feil. Produkteiere, lag og scrum-mestere er integrert i Scrums suksess. Produktets eier er ansvarlig for å overvåke, kommunisere og bygge visjonen for prosjektet. Laget er ansvarlig for å møte målene for hver sprint på en autonom måte. Arbeider med produktets eier og lag, lindrer scrum master ferdigstillelsen av mål ved å fjerne eventuelle hindringer.
• Lean Methodology fokuserer primært på kontinuerlig forbedring av prosesser gjennom avfallshåndtering. Avfall er roten til ulønnsom aktivitet og består av mangler, overproduksjon, transport, venter, lager, bevegelse og behandling. Ved å bli kvitt avfall kan organisasjoner forbedre sin verdi strøm og effektivt levere økende verdi til sine kunder; Til slutt blir kundens verdi skapt gjennom prosesser med nullavfall. Med kontinuerlige forbedringer gjennom hele prosessen blir feil i prosjektleveranser effektivt minimert. Personer som oppfyller visse kriterier kan bli Lean Six Sigma-sertifisert, og dermed validere deres kunnskap og anvendelse av magert metodikk i forretningspraksis.

Zara Agile Supply Chain

Anvendelser av fleksibel prosjektledelse er ikke begrenset til IT-bransjen.Klærforhandler Zara har brukt en smidig modell for å forvandle seg til en av verdens mest verdifulle kjeder. I stedet for å stole på produksjon utenfor, forbli prosesser som design, produksjon og lagring internt. Designere og produktansvarlige er ansvarlige for innledende ordrer og sesongresponser. I stedet for å fokusere på store produksjonsløp før en ny sesong, produserer Zara klær i små satser. Følgelig unngår selskapet høye lagerbeholdninger og fortjenestemessige markdowns.

Takket være den interne smidigheten, kan selskapet levere nytt produkt til butikker i så lite som 15 dager. Etter grunnleggende, agile prinsipper kan Zara fokusere på å skape kundeverdi, selvorganiserende lag og kortvarige, men høyverdige leveranser.

Agile fordeler og ulemper

Agile Project Management kan redusere feilrelaterte kostnader gjennom kontinuerlig forbedring og endringer i planleggingssyklusen. Gjennom konstant teaminteraksjon med korte intervaller kan feil oppdages raskt, noe som eliminerer behovet for å starte prosjekter på nytt. Som et resultat, gjør ethvert gjentatt arbeid som er nødvendig ikke skade organisasjonen så mye som det ellers ville ha. På samme måte bidrar fleksibel metodikk til å sikre at sluttprodukter mest effektivt oppfyller kundenes behov.

Selv om agile prosesser har enorm oppside, er denne prosessen ikke egnet for alle organisasjoner. Behagelighet er betinget av dyktige teammedlemmer som kan samarbeide, men også arbeide autonomt. Eventuelle hull i teamet kan være kostbare og tidkrevende for organisasjoner. For eksempel ville smidige metoder ikke være egnet for byggebransjen på grunn av mangel på iterative leveranser.