a:

For en liten bedrift med få transaksjoner, kan en kunnskapsrik bedriftseier bruke Excel som erstatning for regnskapsmessig programvare. Excel har alle verktøyene som trengs for å opprette og vedlikeholde en generell hovedbok, men vil kreve en forsiktig bruker og en solid forståelse av grunnleggende regnskap. Ifølge Entrepreneur Magazine, takket være Excels mangfoldige funksjonalitet, er det en av de største konkurrentene for mange forretningsprogrammer. For bedriftseiere som er usikre på om de vil investere i regnskapsmessig programvare, kan Excel være et godt sted å begynne å holde regnskapsposter inntil regnskapsmessig programvare er kjøpt.

En enkel oppføring av oppbevaring av dokumenter bør først inkludere kolonner for transaksjonsdato, transaksjonsbeskrivelse og referansenummer, for eksempel faktura- eller sjekknummer. De neste kolonnene viser hver av kontoene som skal brukes i løpet av året. Forsiktig tanke bør gå inn i valg av kontoer, da det vil være vanskelig å gå tilbake og gjøre endringer senere. Fra venstre til høyre bør de første regnskapene som er oppført, være resultatregnskap, som begynner med inntekter og slutter med utgifter. Neste vil være aktivakontoene, deretter ansvarskontoene og til slutt noen egenkapitalkontoer.

Hovedboka bruker dobbeltregistrering for å holde oversikt over alle selskapets transaksjoner, og det er viktig å forstå dette konseptet før du begynner å bruke Excel som hovedbok.

Hvis dette er et nytt selskap, vil den første transaksjonen trolig være egenkapitalen investert i selskapet. For eksempel bestemmer Jane å åpne en maskinbutikk. Hun har spart opp $ 750 000 for å starte virksomheten med, og åpner en forretningskontrollkonto med midlene.

Jane bruker at bokføringsbegreper med dobbeltregistrering vet at denne transaksjonen vil øke selskapets kontantkonto, debetoppføring, og motvirkes av en økning i eierens egenkapitalkonto, kredittinngangen. I dette Excel-systemet skal alle debetoppføringer registreres som positive verdier, og alle kredittoppføringer skal registreres med negative verdier.

Jane kommer inn på transaksjonsdatoen og en beskrivelse som "Kapitalinvestering" i første linje i regnearket. Hun vil da legge inn en positiv inntekt på $ 750 000 i kolonnen Kontanter i regnearket, og en negativ $ 750 000 inntasting i kolonnen Eiers egenkapital i regnearket. Som en sjekk bør Jane bruke en Sum-formel for å sikre at alle oppføringene i hver rad summer til $ 0.

Jane fortsetter å legge inn en linje for hver transaksjon. Hvis Jane kjøper utstyr med selskapets kontanter, vil hun legge inn en transaksjon for å vise en debet eller positiv innføring i kolonnen "Utstyr" -konto og en kreditt eller negativ oppføring til Kontant-kolonnen.Hvis hun selger maskineringstjenester til en kunde, vil hun registrere en kreditt på "Inntekter" -kontoen og en debet til en egenkapitalkonto.

Summen for hver konto kolonne skal summeres nederst i regnearket. Summen av alle inntektsregnskapene kan legges sammen for å beregne nåværende nettoinntekt. Andre kolonner kan summeres etter behov for å beregne for eksempel samlede eiendeler, totale forpliktelser og total egenkapital.