Det er mange gode grunner til å etablere en omfattende ansattshandbok. For det første er det det juridiske aspektet, der det gir viss beskyttelse i tilfelle noe går galt. For det andre er det en enkel måte å fastslå overholdelse av visse arbeidslover og regler. Endelig hjelper det å styre ansatte mot riktig oppførsel og gir dem en referanse når du ikke er til stede.

en. Juridisk beskyttelse

Kanskje mest åpenbart er det juridiske aspektet, hvor klare retningslinjer kan bidra til å beskytte firmaet mot tvister hvis en ansatt opptrer mot instruksjoner. Ved å gi en detaljert liste over ting som ansatte ikke bør gjøre, blir det åpenbart for en domstol at arbeidstaker ikke handlet på vegne av firmaet da han eksplisitt brøt reglene og forårsaket skade på kunden. Derimot, hvis retningslinjene er vage - eller verre, kun verbale - blir det mye vanskeligere for din bedrift å bevise sin uskyld.

Hvis en medarbeider forårsaker skade på seg selv på jobben, er det like viktig å kunne vise at det var en dokumentert, sikker prosedyre som arbeidstakeren valgte å ignorere.

Det er også viktig å stave riktig arbeid mellom ansatte uten usikre vilkår, noe som gjør det klart at selskapet har nulltoleranse for upassende oppførsel. Dette kan være spesielt viktig i tilfelle av trakassering søksmål, når saksøker kan dra din bedrift inn i rotet ved å hevde at du ikke gjorde nok for å motvirke det.

2. Overholdelse av arbeidsloven

Det er føderale og statlige arbeidslover som krever at visse opplysninger skal gis skriftlig til dine ansatte. Manglende overholdelse kan resultere i bøter, straffer og rettssaker av ansatte som oppfatter seg som feil.

Medarbeiderhåndboken bør alltid omfatte selskapets permitteringslov, for eksempel familiemedisinsk ferie. Avhengig av bedriftens størrelse kan det være føderale og statlige lover som gir en viss mengde ubetalte fridager for alvorlig sykdom, omsorg for et dårlig familiemedlem eller barnets fødsel. Den føderale loven er opptil 12 uker i en gitt 12-måneders periode, men statsloven varierer.

Arbeidskompensasjon er en annen obligatorisk inkludering i håndboken. Selv om det ikke er et føderalt krav om å inkludere arbeidstakeres kompliserte opplysninger i en håndbok, krever mange stater at arbeidstakere oppgis denne informasjonen skriftlig. På samme måte er det ofte obligatorisk å gi dine ansatte skriftlig informasjon om selskapets anti-diskrimineringspolitikk.

Det er også lurt å kontrollere lokale og statlige lover hvilken informasjon du må gi skriftlig til dine ansatte om fordeler, militærlov, rettigheter til arbeidstakere med funksjonshemming, retningslinjer for amming, forbrytelseslovlov og rettssaker og Juridisk tjenesteavgangspolitikk.

3. Ansattes adferd

Håndboken kan fungere som en positiv måte å styre dine ansatte mot ønsket oppførsel. Ved å forklare selskapets kjerneverdier og prioriteringer har dine ansatte et rammeverk for å håndtere uventede situasjoner og kunder. Selv i et lite selskap, er det tidspunkter når du ikke er tilgjengelig for å ta beslutninger på stedet.

Medarbeiderhåndboken skal også hjelpe medarbeiderne til å forstå strukturen i selskapet, for eksempel hvordan overtidslønn beregnes, hvilke skatter som holdes, arbeidstidsplaner, resultatrevisjonsprosessen og bonus- eller profittdelingssystemer.

I dagens stadigere kablede verden er det også lurt å inkludere en seksjon om digital oppførsel. Dette kan omfatte alt fra e-etikett og ensartede signaturer til passordsikkerhet og retningslinjene for bruk av eksterne medier som minnepinner med selskapsutstyr. Vær spesielt forsiktig hvis medarbeiderne har tilgang til alle typer kundedata for å unngå uheldig håndtering av personlig informasjon.

Inkluder problemer relatert til media relasjoner. En ansatt som er sitert i nyhetene, oppfattes generelt som å snakke for selskapet, og derfor bør arbeidstakerhåndboken gi tydelig veiledning i tilfelle medieforespørsler.