Et regnskapsinformasjonssystem (AIS) er en struktur som en bedrift bruker til å samle, lagre, administrere, behandle, hente og rapportere sine økonomiske data slik at den kan brukes av regnskapsførere, konsulenter, virksomheter analytikere, ledere, finansdirektører, revisorer og regulerings- og skattemyndigheter. Spesielt spesialutdannede regnskapsførere arbeider med AIS for å sikre det høyeste nivået av nøyaktighet i selskapets finansielle transaksjoner og registrering og for å gjøre økonomiske data lett tilgjengelig for dem som legitimt trenger tilgang til det, samtidig som dataene holdes intakte og sikre. Denne artikkelen beskriver de primære komponentene i en AIS og noen av dens virkelige applikasjoner.

- 9 ->

TUTORIAL: Årsregnskap

Komponenter i et regnskapsinformasjonssystem
Regnskapsinformasjonssystemer består i hovedsak av seks hoveddeler: personer, prosedyrer og instruksjoner, data, programvare, informasjonsteknologi infrastruktur og interne kontroller. La oss se nærmere på hver komponent.

Folk
Folket i en AIS er bare systembrukerne. Profesjonelle som kanskje trenger å bruke en organisasjons AIS, inkluderer regnskapsførere, konsulenter, forretningsanalytikere, ledere, finansdirektører og revisorer. (Lær mer i Hva gjør en finansdirektør Gjør? )

En AIS hjelper de ulike avdelingene i et selskap å jobbe sammen. For eksempel kan ledelsen opprette salgsmål som personalet kan da bestille riktig mengde inventar. Varelageret varsler regnskapsavdelingen om en ny betalbar. Når salget er gjort, kan selgere legge inn kundeordrer, regnskapet kan fakturere kunder, lageret kan samle bestillingen, fraktdepartementet kan sende den av, og regnskapsavdelingen blir varslet om ny fordring. Kundeserviceavdelingen kan da spore kundeforsendelser, og systemet kan opprette salgsrapporter for ledelsen. Ledere kan også se lagerkostnader, fraktkostnader, produksjonsutgifter og så videre.

Med en veldesignet AIS kan alle i en organisasjon som er autorisert til å få tilgang til det samme systemet og få samme informasjon. En AIS forenkler også å få informasjon til personer utenfor organisasjonen når det er nødvendig. For eksempel kan konsulenter bruke informasjonen i en AIS for å analysere effektiviteten av selskapets prisstruktur ved å se på kostnadsdata, salgsdata og inntekter. Også revisorer kan bruke dataene til å vurdere selskapets interne kontroller, økonomiske forhold og overholdelse av Sarbanes-Oxley Act (SOX). (Finn ut mer om regnskapsforskrifter, sjekk ut Finanshistorie: Rise of Modern Accounting .)

AIS skal utformes for å møte behovene til de som skal bruke det.Systemet skal også være enkelt å bruke og bør forbedre, ikke hindre, effektivitet.

Fremgangsmåte og instruksjoner
Prosedyren og instruksjonene til en AIS er metodene den bruker til å samle, lagre, hente og behandle data. Disse metodene vil være både manuelle og automatiserte, og dataene kan komme fra både interne kilder (for eksempel ansatte, ansatte) og eksterne kilder (f.eks. Kundernes online bestillinger). Prosedyrer og instruksjoner vil bli kodet i AIS-programvare; De skal også "kodes" til ansatte gjennom dokumentasjon og opplæring. Prosedyrer og instruksjoner må følges konsekvent for å være effektive.

For å lagre informasjon må en AIS ha en databasestruktur som strukturert søkspråk (SQL), et dataspråk som vanligvis brukes til databaser. AIS vil også trenge ulike inngangsskjermer for de ulike typer systembrukere og ulike typer dataoppføring, samt ulike utdataformater for å møte behovene til ulike brukere og ulike typer informasjon. (Finnes en jobb som en økonomisk sleuth interessant for deg? Lær mer i Avdekker en karriere i rettsmedisinsk regnskap .)

Data
Dataene i en AIS er all finansiell informasjon som er relevant for organisasjonens forretningspraksis. Eventuelle forretningsdata som påvirker selskapets økonomi bør gå inn i en AIS. Dataene som inngår i en AIS, vil avhenge av virksomhetens art, men det kan bestå av følgende:

• salgsordrer
• kundefakturaerklæringer
• salgsanalyser
• kjøpsprosesseringer
• leverandørfakturaer
• sjekkeregister
• generaldirektorat
• inventardata
• lønnsinformasjon
• tidsperspektiv
• skatteinformasjon

Disse dataene kan da brukes til å utarbeide regnskapsoppgaver og rapporter som for eksempel å få tildelt aldring på kontoer, avskrivningsplaner, prøvebalanse, fortjeneste og tap, og så videre. Å ha alle disse dataene på ett sted - i AIS - forenkler en virksomhets opptak, rapportering, analyse, revisjon og beslutningstaking. For at dataene skal være nyttige, må det være komplett, korrekt og relevant.

På den annen side, eksempler på data som ikke ville gå inn i en AIS, er notater, korrespondanse, presentasjoner og manualer. Disse dokumentene kan ha et tangentielt forhold til selskapets økonomi, men unntatt standard fotnoter, er de ikke egentlig en del av selskapets finansielle regnskapsføring.

Programvare
Programvarekomponenten i en AIS er dataprogrammer som brukes til å lagre, hente, behandle og analysere selskapets økonomiske data. Før det var datamaskiner var AISer manuelle, papirbaserte systemer, men i dag bruker de fleste bedrifter dataprogramvare som grunnlag for AIS. Små bedrifter kan bruke Intuit's Quickbooks, Sage Peachtree Accounting, eller Microsofts Small Business Accounting, men det er mange andre. Små til mellomstore bedrifter kan bruke SAPs Business One. Mellomstore og store bedrifter kan bruke Microsofts Dynamics GP, Sage Groups MAS 90 eller MAS 200, Oracle's Peoplesoft eller Epicor Financial Management.

Kvalitet, pålitelighet og sikkerhet er viktige komponenter i effektiv AIS-programvare. Ledere stole på informasjonen den gir ut for å ta beslutninger for selskapet, og de trenger informasjon av høy kvalitet for å kunne ta gode beslutninger.

AIS-programmene kan tilpasses for å møte de unike behovene til ulike typer bedrifter. Hvis et eksisterende program ikke oppfyller et selskaps behov, kan programvaren også utvikles internt med betydelig innsats fra sluttbrukerne eller kan utvikles av et tredjepartsfirma spesielt for organisasjonen. Systemet kan til og med bli outsourcet til et spesialisert selskap.

For offentlige handelsselskaper, uansett hvilket program og tilpasningsalternativer bedriften velger, vil Sarbanes-Oxley-regelverket i noen grad diktere AIS-strukturen. Dette skyldes at SOX-forskrifter etablerer interne kontroller og revisjonshandlinger som offentlige bedrifter må overholde.

Informasjonsteknologi Infrastruktur
Informasjonsteknologisk infrastruktur er bare et fancy navn for maskinvaren som brukes til å betjene regnskapsinformasjonssystemet. De fleste av disse maskinvareelementene er ting som en bedrift vil måtte ha, uansett - de inkluderer datamaskiner, servere, skrivere, overspenningsvern, rutere, lagringsmedier og muligens en strømforsyning. I tillegg til kostnadene, inkluderer faktorer som skal vurderes ved valg av maskinvare, hastighet, lagringsevne og om det kan utvides og oppgraderes. (Tenk på å bli en regnskapsfører? Les, Shopping for en regnskapsertifisering .)

Kanskje viktigst er at maskinvaren som er valgt for en AIS, må være kompatibel med den planlagte programvaren. Ideelt sett ville det ikke bare være kompatibelt, men optimalt, et clunky system vil være mye mindre nyttig enn en rask en. One-way bedrifter kan enkelt oppfylle krav til maskinvare og programvarekompatibilitet, ved å kjøpe et nøkkelferdig system som inkluderer både maskinvaren og programvaren som virksomheten trenger. Innkjøp av et nøkkelferdig system betyr teoretisk at virksomheten vil få en optimal kombinasjon av maskinvare og programvare for AIS.

En god AIS bør også inneholde en plan for vedlikehold, service, erstatning og oppgradering av komponenter i maskinvaresystemet, samt en plan for avhending av ødelagt og utdatert maskinvare, slik at sensitive data blir fullstendig ødelagt.

Interne kontroller
De interne kontrollene til en AIS er de sikkerhetsmålingene det inneholder for å beskytte sensitive data. Disse kan være like enkle som passord eller så komplisert som biometrisk identifikasjon. En AIS må ha interne kontroller for å beskytte mot uautorisert datatilgang og for å begrense tilgangen til autoriserte brukere som inkluderer noen brukere i selskapet. Det må også forhindre uautorisert filtilgang av personer som har lov til å få tilgang til bare utvalgte deler av systemet. (For mer om personlig sikkerhet, sjekk ut Beskytt dine økonomiske dokumenter fra katastrofe .)

En AIS inneholder konfidensiell informasjon som ikke bare tilhører selskapet, men også til sine ansatte og kunder.Disse dataene kan omfatte personnummer, lønnsinformasjon, kredittkortnummer og så videre. Alle dataene i en AIS skal krypteres, og tilgang til systemet skal logges og overvåkes. Systemaktivitet bør også kunne spores.

En AIS trenger også interne kontroller som beskytter den mot datavirus, hackere og andre interne og eksterne trusler mot nettverkssikkerhet. Videre må det beskyttes mot naturkatastrofer og strømforstyrrelser som kan føre til tap av data. (Lær hvordan du kan få en jobb i dette feltet, les En veiledning til karriere i regnskapsinformasjonssystemer .)

AISer i virkeligheten
Vi har sett hvordan en veldesignet AIS tillater en bedrift som løper jevnt på en daglig basis eller hindrer driften dersom systemet er dårlig utformet. En tredje bruk for en AIS er at når en bedrift har problemer, kan dataene i AIS brukes til å avdekke historien om hva som gikk galt. Saken av WorldCom og Lehman Brothers gir to eksempler.

I 2002 brukte WorldComs interne revisorer Eugene Morse og Cynthia Cooper selskapets AIS for å avdekke 4 milliarder dollar i falske utgifter og andre regnskapsoppføringer. Deres undersøkelse førte til opphør av finansdirektør Scott Sullivan, samt ny lovgivning. (§ 404 i Sarbanes-Oxley Act, som regulerer selskapenes interne økonomiske kontroller og prosedyrer. Er det en jobb som en finansiell sleuth som er interessant for deg? Lær mer i Avdekker en karriere i rettsmedisinsk regnskap .)

Ved undersøkelsen av årsakene til Lehmans sammenbrudd var en gjennomgang av AIS og andre datasystemer en sentral komponent, sammen med dokumentinnsamling og gjennomgang og vitneintervjuer. Søket etter årsakene til selskapets fiasko "krevde en omfattende undersøkelse og gjennomgang av Lehmans drifts-, handels-, verdsettelses-, finans-, regnskaps- og andre datasystemer, ifølge 2, 200-siders, ni-volum-undersøkelsesrapport.

Lehmans systemer gir et eksempel på hvordan en AIS skal ikke Strukturert. Undersøker Anton R. Valukas rapport sier: "Ved tidspunktet for konkursapplikasjonen vedlikeholdt Lehman et patchwork av over 2, 600 programvare systemer og applikasjoner … Mange av Lehmans systemer var raske, utdaterte eller ikke-standardiserte. "

Th e-eksaminator bestemte seg for å fokusere sin innsats på de 96 systemene som virket mest relevante, og undersøkelsen krevde opplæring, studier og prøving og feil bare for å lære å bruke systemene. (Se også Case Study: The Collapse of Lehman Brothers , og En Inside Look At Internal Auditors .)

Valukas rapport sa også at "Lehmans systemer var svært gjensidig avhengige, men deres forhold var vanskelige å dechifrere og ikke godt dokumentert. Det tok ekstraordinær innsats for å fjerne disse systemene for å få den nødvendige informasjonen. "

Konklusjon
De seks komponentene i en AIS-enhet samarbeider for å hjelpe nøkkelansatte til å samle, lagre, administrere, behandle, hente og rapportere deres økonomiske data. Å ha et godt utviklet og vedlikeholdt regnskapsinformasjonssystem som er effektivt og nøyaktig er en uunnværlig komponent i en vellykket bedrift.