Målet med complianceprogrammet er å hindre, oppdage og rette opp brudd på verdipapirloven. Til dette formål må investeringsrådgivere som er registrert i henhold til § 203 i lov om investeringsrådgivere fra 1940 ("rådgiverloven") ha krav om etterlevelse. Regel 206 (4) -7 i rådgiverloven, som ofte refereres til som "complianceregel", har tre krav:

1. Politikker og prosedyrer: Vedta og gjennomføre skriftlige retningslinjer og prosedyrer som er rimelig utformet for å hindre, oppdage og rette brudd på verdipapirreguleringer.
2. Årlig gjennomgang: Gjennomgå, ikke mindre enn årlig, tilstrekkigheten av retningslinjene og prosedyrene og effektiviteten av gjennomføringen av dem.
3. Chief compliance officer: Utpek en person som er ansvarlig for å administrere firmaets compliance program. (For mer, se: Regulatory Considerations for Aging Clients .)

Overholdelsesregler og prosedyrer

En policy er et ledende prinsipp som brukes til å angi retning i en organisasjon. En prosedyre er en rekke trinn som skal følges som en konsekvent tilnærming for å oppnå et ønsket resultat som er i samsvar med politikken. Som et eksempel kan en rådgiver ha en politikk som sier at kontanter ikke vil bli akseptert. Prosedyren vil indikere at ansatte ikke må godta kontantinnskudd og må logge avslaget i innskuddsloggen. Retningslinjer og prosedyrer er byggeblokkene i et complianceprogram.

Regel 206 (4) -7 gir ikke spesifikke elementer for å skape et robust samsvarsprogram. Snarere må firmaet analysere sine individuelle operasjoner, identifisere interessekonflikter og operasjonelle risikoer ved sin rådgivende virksomhet og deretter utforme retningslinjer og prosedyrer og interne kontroller som adresserer disse risikoene og konfliktene.

Personalet i Securities and Exchange Commissions (SEC) divisjon for investeringsforvaltning ga veiledning i vedtakets utstedelse av regel 206 (4) -7, og angav at det forventer at en rådgivers retningslinjer og prosedyrer skal inneholde minst bestemmelser som omhandler følgende gjelder, for øvrig, for firmaets virksomhet:

• Porteføljeadministrasjonsprosesser, inkludert tildeling av investeringsmuligheter blant kunder, overholdelse av kundens investeringsmål og restriksjoner, og overholdelse av lovkrav.
• Nøyaktighet av opplysninger til investorer, kunder og regulatorer, inkludert, men ikke begrenset, med hensyn til porteføljestyringsprosesser, kontoutskrifter, s, etc.
• Proprietær handel for rådgiverens egen konto og de personlige handelsaktiviteter som er underlagt tilsynet personer (som definert nedenfor).
• Potensiell konvertering eller uhensiktsmessig bruk av kundefordeler av rådgiverens personell.
• Opprettelse og vedlikehold av nødvendige bøker og plater for å forhindre uautorisert endring, bruk eller utilsiktet ødeleggelse.
• Beskyttelse av personvern for kundeopplysninger og informasjon.
• Handelspraksis, herunder prosedyrer for best mulig utførelse, bruk av kundemegling for å skaffe seg forskning og andre tjenester (referert til som "myke dollarordninger") og tildeling av aggregerte handler blant kunder.
• Markedsføringspraksis, inkludert bruk av advokater.
• Verdivurdering av klientbeholdninger og vurdering av gebyrer basert på disse verdsettelsene.
• Kontinuitetsplaner.

En SEC-registrert rådgiver må vedta en etisk kodeks som fungerer som en integrert del av rådgiverens compliance program. Regel 204A-1 i rådgiverloven fastsetter kravene som hver SEC-registrert rådgiver må ta opp i en skriftlig etisk kodeks. Koden må minst gjelde for alle rådgivere som er veiledet, og inkluderer: (For mer, se: Ditt Cybersecurity Program: Legal Considerations .)

• Forretningsadferd for tilsynsførende som reflekterer rådgiverens og tilsynsførernes fidusiære forpliktelser.
• Et krav for alle tilsynsførende å overholde gjeldende lov om føderale verdipapirer.
• Et krav om at alle tilgangspersoner (som definert nedenfor) rapporterer, og rådgiveren gjennomgår, deres personlige verdipapirtransaksjoner og beholdninger i henhold til en streng tidsplan.
• Et krav om at overvåkede personer rapporterer eventuelle krenkelser av koden omgående til overordnede compliance officer (CCO) og andre autoriserte personer som angitt i koden.
• Et krav om at rådgiveren skal gi veiledte personer en kopi av koden og få skriftlige kvitteringer for mottak fra veiledte personer.

En rådgivers "tilsynsførende" er dets offiserer, styremedlemmer, partnere (og andre personer med lignende status eller funksjon) og ansatte, samt enhver som gir investeringsrådgivning på vegne av rådgiveren og er underlagt kontroll og tilsyn. En rådgivers "tilgangspersoner" er en delgruppe av tilsynsførende som enten: (1) har tilgang til ikke-offentlig informasjon om klienttransaksjoner eller porteføljeinnehaver av et «rapporterbart fond» * eller (2) er involvert i å gjøre verdipapiranbefalinger til kunder eller Har tilgang til slike anbefalinger, som ikke er offentlig. (For mer, se: Hvilke rådgivere som forlater firmaet deres bør vurdere .)

Definisjonen av tilgangsperson i regel 204A-1 sier at:

" hvis det gir investeringsrådgivning er rådgiverens hovedvirksomhet, er alle rådgiverens styremedlemmer, offiserer og partnere antatt å være tilgangspersoner . " Skrivepolitikk og prosedyrer

Skriftlige prosedyrer bør følge" hvem, "" hva, "" når "og" hvordan "format.

"Hvem" må følge prosedyren?

• "Hvilke" trinn må utføres?
• "Når" gjelder prosedyren?
• "Hvordan" er trinnene som skal utføres?

Her er et eksempel på en policy og prosedyre som bruker dette formatet:

Policy

: Før du åpner en konto, krever rådgiveren at hver kunde skal utføre en skriftlig rådgivningsavtale med firmaet . Rådgiveren vil ikke gi noen rådgivning til en klient før all nødvendig dokumentasjon er fullført, utført og på fil.

Prosedyre

: Operasjonspersonalet som er ansvarlig for å åpne kundekontoer, bør kontrollere at dokumentasjonen er fullført før du åpner kontoen. I løpet av kontoåpningsprosessen, hvis nødvendig dokumentasjon mangler, vil driftspersonalet informere IAR tildelt klienten for å oppnå manglende opplysninger. CCO vil utføre periodiske anmeldelser for å sikre at all nødvendig dokumentasjon er fullført og opprettholdt i firmaets filer.

Når du skriver retningslinjer og prosedyrer, er det viktig for samsvarspersonell å samarbeide med ledende ansatte og forretningsenhetene på firmaet. Ikke bare er det viktig å sørge for at prosedyrene stemmer overens med forretningspraksis, men tilbakemeldingene som mottas er verdifulle, og blant annet folk i utformingen av retningslinjer og prosedyrer går langt i å få aksept og bistand i gjennomføringsfasen.

Det tredje kravet i regel 206 (4) -7 mandat at SEC-registrerte investeringsrådgivere gjennomgår en evaluering minst en gang årlig av tilstrekkelighet og effektivitet av deres retningslinjer og prosedyrer. Slike vurderinger kan utføres av CCO med bistand fra annet compliance-personale eller utenfor konsulenter.

SEC ga noen veiledning i regjens vedtak om utstedelse av årlige vurderinger, og anslår at en investeringsrådgiver bør vurdere blant annet: (1) eventuelle overholdelsesforhold som oppstod i løpet av det foregående året, (2) eventuelle endringer i rådgiverens eller dets datterselskaps forretningsaktiviteter, og (3) eventuelle endringer i rådgiverloven eller gjeldende forskrifter som kan kreve en revisjon av complianceprogrammet. (For mer, se:

SEC-revisjoner: Hvilke finansielle rådgivere bør se ut for

.)

Et sentralt spørsmål i gjennomgangsprosessen er om complianceprogrammet kan oppdage brudd på sine retningslinjer og prosedyrer og andre regulatoriske krav. Ved vurderingen av dette elementet bør CCO ta hensyn til eventuelle krenkelser av samsvarsprogrammet, eventuelle korrigerende tiltak og om slike tiltak er tilstrekkelige for å hindre fremtidige brudd. En annen viktig del av compliance review prosessen er kvalitativ og kvantitativ testing. En CCO kan for eksempel se gjennom personlige personlige handelsrapporter og ansettelsesforespørsler mot de spesifikke kravene som er angitt i koden, eller sjekke online offentlige databaser med politiske bidrag for navnene på de ansatte som er underlagt rådgiverens betal-til-spill politikk.I alle tilfeller skal detaljert dokumentasjon av testen som utføres på de ulike elementene i complianceprogrammet opprettholdes. På grunnlag av testresultater kan CCO implementere tilpasninger til firmaets retningslinjer, prosedyrer og / eller interne kontroller for å forbedre deres tilstrekkelighet og effektivitet når det gjelder å forhindre, oppdage og rette opp brudd. Alle slike justeringer skal dokumenteres og vedlikeholdes i en utpekt fil.

I løpet av 2006 utstedte SEC veiledningen "Spørsmålrådgivere som bør spørre mens de etablerer eller gjennomgår deres samsvarsprogrammer", for å hjelpe rådgivere i å skape, evaluere og vedlikeholde et complianceprogram. Blant annet gir veilederen en liste over spørsmål som skal vurderes når man utvikler et complianceprogram som er knyttet til en investeringsrådgivers lovkrav i henhold til Advisers Act.

Rådgivere må holde dokumenter som dokumenterer sin årlige gjennomgang i fem år fra slutten av regnskapsåret der årsrapporten ble utført. I en fotnote i vedtakets utgivelse fremhever SEC-ansatte sin oppfatning at disse postene er ment å bli gjort tilgjengelig for SEC og dets ansatte, og de er ikke underlagt advokatklientens privilegium, arbeidsproduktdoktrinen eller lignende beskyttelse, uansett hvem som forbereder dem (f.eks.

.,

CCO eller juridisk rådgiver). Selv om regel 206 (4) -7 ikke stiller krav om at en investeringsrådgiver rapporterer resultatene av sin årlige gjennomgang til noen part, er det tilrådelig at CCO gir sine funn og anbefalinger til toppledelsen. (For mer, se:

SEC Enforcement Actions Dip Under 2015 Record .) Chief Compliance Officer I henhold til vedtaket utgitt for regel 206 (4) -7 må CCO være en individuell hvem er kompetent og kunnskapsrik om rådgiverloven og har fullmakt og autoritet til å utvikle hensiktsmessige retningslinjer og prosedyrer. Den vedtakende utgivelsen sier videre at CCO skal ha en tilstrekkelig stilling til anciennitet og autoritet i rådgiverens organisasjon for å håndheve og tvinge overholdelse av andre til complianceprogrammet. En av de beste måtene å forbedre compliance-funksjonen hos et firma er å forbedre kunnskapen og ferdighetene til compliance-personellet, inkludert CCO. I denne forbindelse er faglig utvikling kritisk, spesielt siden nye utfordringer og nye regler er en konstant forekomst. Det er mange konferanser, rundbord, faglige betegnelser og treningsprogrammer dedikert til profesjonell utvikling av compliance-personell og veiledning kan være et uvurderlig verktøy. Internett gir et vell av informasjon og advokatfirmaer og konsulentfirmaer har e-postdistribusjonslister som dispenserer verdifull informasjon, vanligvis uten kostnad.

Generell kunnskap og ferdigheter er viktige, men like viktig er spesifikk kunnskap om firmaets forretningsmodell, personell og kundekreds. Vi refererer til dette som "lokal kunnskap. "Lokal kunnskap er utviklet gjennom samhandling og læring fra dine medarbeidere.

Bunnlinjen

I 2011 implementerte SECs Avdeling for Håndheving sitt Compliance Program Initiative for å fokusere på investeringsrådgivere som ikke har korrigert tidligere mangler i deres compliance-programmer som identifisert under rutinemessige eksamener, eller som ellers har ignorert den fulle krav i regel 206 (4) -7. Siden 2011 har SEC tatt en rekke rådgivende firmaer til håndheving under dette initiativet og ser ut til å fortsette i deres søken.

Med et nytt år og nye regler rett rundt hjørnet, bør toppledelsen vurdere om det skal tildeles ytterligere tid og / eller ressurser for å sikre at firmaets compliance program er robust og compliance personell er godt trent. (For mer, se:

Rådgivere: Unngå SEC-kontroll gjennom samsvar

.)

Forfatter : Craig Watanabe, Sr. Compliance Consultant; Redaktør

: Tina Mitchell, ledende overordnet konsulent, Core Compliance & Legal Services, Inc. (CCLS). Denne artikkelen er til informasjonsformål og inneholder ikke eller formidler juridisk eller skattemessig rådgivning. Informasjonen heri bør ikke påberopes med hensyn til spesielle fakta eller omstendigheter uten først å konsultere en advokat og / eller skattemessig. * Et «rapporterbart fond» er et fond registrert i henhold til investeringsselskapsloven fra 1940 (f.eks. Et fond) som rådgiveren enten tjener som investeringsrådgiver (eller underrådgiver) eller er i kontroll forhold (dvs. kontrollerende, kontrollert av eller under felles kontroll) med slike fonds rådgiver eller rektor.