Når du ansetter en ny ansatt, må du kontrollere at personen er lovlig kvalifisert til å jobbe i USA. Når du har gjort et tilbud (men ikke før), må den nye medarbeider demonstrere kvalifisering til å jobbe i USA ved å fylle ut skjema I-9, bekreftelse av ansettelsesberettigelse. Som arbeidsgiver er det ditt ansvar å se at dette skjemaet fra USAs statsborgerskap og innvandringsservice er fullført av den ansatte og deg. Behold skjemaet med dine andre arbeidsrekorder ikke arkiver den med regjeringen.

(For mer om arbeidsgiveres ansvar når du ansetter, se 8 Ting arbeidsgivere er ikke tillatt å spørre deg.)

Hva er skjemaet for?

I-9-skjemaet er utformet for å skaffe informasjon fra nye medarbeidere som demonstrerer deres kvalifisering til å jobbe lovlig i USA. Ingen arbeidstaker er unntatt fra å fylle ut skjemaet. Den har tre deler:

Del I

For Medarbeider, Etablering av Identitet

Denne delen av skjemaet er fullført av den ansatte. Det inkluderer informasjon som arbeidstakerens fulle navn, adresse, fødselsdato, personnummer (hvis aktuelt), e-postadresse og telefonnummer (e-postadressen og telefonnummeret er valgfritt).

Denne delen brukes også til å bevise at personen er lovlig kvalifisert til å arbeide i USA fordi han eller hun er:

• En statsborger
• En ikke-bosatt statsborger i USA
• En lovlig fast bosatt
• En utlending som er autorisert til å jobbe i USA Arbeidsgiver må angi utløpsdatoen for denne autorisasjonen dersom aktuelt.

En arbeidstaker som er utlending og autorisert til å arbeide må legge inn det fremmede registreringsnummeret (et "A-nummer" som er et unikt 7-, 8- eller 9-sifret tall tildelt en fremmed) eller Form I-94 opptaksnummer.

Arbeidsgiver må signere skjemaet og oppgi det. Falske utsagn kan føre til bøter og / eller fengsel.

Noen ansatte kan trenge hjelp til å fullføre sin del av skjemaet. Hvis arbeidstakeren er mindreårig eller funksjonshemmelig, eller trenger oversettelse, skal personen som bistår ved utfylling av skjemaet (preparat og / eller oversetter) også legge inn navn og adresse og deretter signere skjemaet (også under straff av perjury) .

Del II

For arbeidsgiveren, Gjennomgang av ansattes dokumenter

Denne delen av skjemaet er utført av arbeidsgiveren. Det beskriver dokumentene som arbeidsgiver har vurdert for å bekrefte at arbeidet er kvalifisert. Arbeidsgiveren bør treffe denne handlingen innen tre dager etter den første arbeidsdagen. Arbeidsgiver kan, men er ikke pålagt å, kopiere dokumentet (e) presentert.

Det finnes tre lister over dokumenter som kan brukes. Typen av dokumenter som brukes, dikterer delen av del II som arbeidsgiveren må fullføre.

Liste A. Dokumentene i denne listen etablerer begge arbeidstakerens identitets- og arbeidstillatelse. En ansatt trenger kun å presentere en av følgende skjemaer for å tilfredsstille dokumentkravet:

• U. S. pass (eller amerikansk passkode)
• Permanent bosatt kort ("grønt kort") eller fremmedregistreringskort (teknisk sett er det grønne kortet Form I-551)
• Utenlandsk pass med et midlertidig I-551-stempel
• Arbeidsgodkjenningsdokument som inneholder et fotografi (Form I-766)
• For en utenlandsk pasient som er autorisert til å jobbe: et utenlandsk pass og skjema I-94 (eller 94A) og en påtegning av fremmedstatens ikke-immigrantstatus så lenge som det er ikke utløpt
• Pass fra de føderale statene i Mikronesia, Republikken Marshalløyene

Liste B. Dokumentene i denne listen viser arbeidstakerens identitet. Hvis en ansatt ikke har et dokument fra liste A, må han eller hun fremstille ett dokument fra liste B pluss ett dokument fra liste C (under).

• Førerkort eller ID-kort utstedt av en stat (så lenge det inneholder et bilde-ID og annen personlig informasjon)
• Skole ID med et bilde
• Stemmerens registreringskort
• U. S. militært kort eller utkast
• Militær avhengighets ID-kort
• U. S. Coast Guard Merchant Marine-kort
• Native American Tribal Document
• Førerkort utstedt av en kanadisk myndighet

For mindreårige (under 18 år) som ikke kan produsere ett av dokumentene i liste B, alternative dokumenter som er akseptabelt å bevise arbeidstakerens identitet inkluderer en skolepost eller rapportkort; klient, lege eller sykehusrekord; eller barnehage eller barnehage rekord.

Liste C. Dette dokumentet fastslår arbeidstakerens fullmakt til å arbeide i USA. Igjen, hvis medarbeideren ikke kan fremstille et dokument fra liste A, må han eller hun produsere en fra liste B og en fra liste C.

• kontosummer for sosiale sikkerhet (med mindre kortet sier: ikke gyldig for ansettelse, gyldig bare for arbeid med INS autorisasjon, eller gyldig for arbeid bare med DHS autorisasjon)
• Sertifisering av fødsel i utlandet utstedt av Department of State (Form FS-545)
• Sertifisering av fødselsrapport utstedt av Department of State (Form DS-1350)
• Original eller sertifisert kopi av et fødselsattest utstedt av en stat, fylke, kommune eller territorium i USA som har en offisiell forsegling
• Native American tribal document
• U. S. ID-kort (Form I-197)
• Identifikasjonskort for bruk av bosatt statsborger i USA (Form I-179)
• Beskjedstillatelsesdokument utstedt av Department of Homeland Security

Som i Når det gjelder arbeidstakeren, må arbeidsgivere pålegge seg at de har gjennomgått de nødvendige dokumentene, har trodd at de er ekte og tror i beste grad at den ansatte er autorisert til å jobbe i USA. I tillegg til å signere sertifiseringsdelen, Arbeidsgiveren må legge merke til ansattes første arbeidsdag, samt annen arbeidsgiverinformasjon (firmaets navn, tittelen på den som skriver under skjemaet og virksomhetens adresse).

Del III

For Arbeidsgiveren, Ved nyutleie

Denne delen av skjemaet utføres bare av arbeidsgiver, men brukes kun ved reverifisering ved rehabilitering av en ansatt. Hvis en ansatt blir rehired innen tre år etter datoen for den opprinnelige I-9, kan arbeidsgiveren velge å fullføre denne delen eller en ny I-9.

Hvis det er nødvendig å fullføre denne delen, oppgir arbeidsgiveren bare navnet på den ansatte (eller nytt navn dersom ansatt har fått navneskift) og dato for rehire. Hvis forrige autorisasjon for ansettelse utløpt, men nå er utvidet, oppgi informasjon om dokumentet som oppretter en slik autorisasjon (dokumenttittel, nummer og ny utløpsdato for arbeidstillatelse). Som i tilfelle av de andre delene, må arbeidstakeren signere under straff av perjury at han / hun mener at dokumentet som presenteres er ekte og at arbeidstaker er autorisert til å jobbe i USA.

Bunnlinjen

Arbeidsgivere må beholde I-9s for de senere tre årene fra leiekontrakten eller ett år etter at arbeidet avsluttes. Fra tid til annen kan den føderale regjeringen undersøke ansettelsesrekorden. Hvis du ikke klarer å produsere I-9, kan du bli utsatt for sivile og / eller straffbare straffer. Finn mer informasjon om I-9 fra "Handbook for Employers: Instruksjoner for utfylling av skjema I-9". Hvis du har ytterligere spørsmål om I-9, kan du konsultere en arbeidsadvokat.

(Bedriftseiere kan også være interessert i Fyll ut 1099 skjemaer og Fyll ut skjema 4562, trinn for trinn.)