Når du ansetter en husholdningsansatt til hvem du betaler lønn på $ 1 900 eller mer i løpet av ett år, går du inn i en labyrint av regjeringens skjemaer og skatteregler som du må følge for å unngå å komme i trøbbel med Internal Revenue Service (IRS) - og, eventuelt, amerikanske innvandrere og tollforfølgelse, hvis du ansetter noen som ikke lovlig kan jobbe i USA.

Heldigvis blir lønn til din ektefelle og alle barn under 21 år er utelukket. Så blir penger betalt til en ansatt under 18 år, forutsatt at husholdningens arbeid ikke er den personens hovedoppgave. Det ville utelukke, si en 17 år gammel student som setter i timer som barnevakt.

Noen forsøker å forfølge disse lover og forskrifter ved å hevde at en husarbeidstaker er en uavhengig entreprenør i stedet for en ansatt, men det er noen stive tester som må bestås for at kravet skal kvalifiseres. En nøkkel IRS-test som vanligvis slutter i bestemmelsen om at en husstandsarbeider er en ansatt: "Hvis du har rett til å kontrollere eller lede ikke bare hva som skal gjøres, men også hvordan det skal gjøres , så er dine arbeidere mest sannsynlige ansatte. “

Hvis du miserer arbeidstakere som uavhengige entreprenører for å unngå å betale skatt, kan resultatet bli en stor skatteregning og til og med straff for ikke å betale lønnsskatt og ikke å sende de riktige skjemaene. Faktisk er den eneste måten å unngå nødvendig papirarbeid og skatteregninger å ansette ansatte gjennom et byrå som gjør alt dette for deg. Bruker du ikke et byrå? Følg trinnene her.

Skjemaer å fylle ut og arkiv før du leier

Før du faktisk ansetter noen, må du fylle ut skjemaet I-9, Beskjed om ansettelsesbevis, som inneholder seksjoner for deg og din potensielle medarbeider. Når du har fylt ut skjemaet, bør du beholde det i en fil med annen ansettelsesdokumentasjon hvis det er noen spørsmål om din ansattes juridiske rett til å jobbe i USA. (Dette skjemaet må ikke arkiveres hos regjeringen. )

Deretter må du kontakte statlig arbeidsformidling for å se om det finnes noen skjemaer som må arkiveres når du ansetter noen. Du må også finne ut hva, hvis noen, statlige skatter må betales. Et flott sted å starte forskningen på statlige regler og forskrifter er lønnsskatt. com.

Pass på å kontrollere at eventuelle potensielle ansatte har sitt personnummer. Hvis ikke, må de skaffe en fra Social Security Administration (SSA) før de begynner å jobbe for deg. Hvis de forteller deg at deres personnummer er tapt, må du be dem om å søke om en erstatning fra SSA. Du vil ikke risikere å komme i trøbbel for å ansette en arbeidstaker som ikke er kvalifisert for arbeid i U.S.

Du bør også søke om et arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (EIN) fra IRS. Det er ingen kostnad for denne tjenesten, som er tilgjengelig online, pr. Faks eller via post.

Skatt du må holde tilbake

Når du betaler din medarbeider, må du beholde medarbeiderens bidrag til trygdeforsikring (med mindre du bestemmer deg for å betale både arbeidstakerens og arbeidsgiverens bidrag til disse skatter , i så fall ville du ikke holde tilbake noe fra lønnsslippet). Regjeringen krever 15. 3% av kontant lønn - 2. 9% for Medicare og 12 4% for trygd. En halvdel av det er medarbeiderandelen, den andre halvdelen er arbeidsgiverens andel. Så, hvis du holder tilbake disse skattene fra arbeidstakerens lønnsslipp, må du trekke 1,45% for Medicare og 6,2% for trygdeordninger.

Du er ikke pålagt å opprettholde føderal inntektsskatt fra lønn fra en husstands arbeidstaker, med mindre han eller hun ber deg om å gjøre det. Men du må sjekke med statens arbeidskontor for å finne ut om statens inntektsskatt må holdes tilbake.

En annen skatt som du kanskje må betale er den føderale arbeidsledighetsskatten (FUTA). Du blir ansvarlig for denne avgiften hvis du betaler mer enn $ 1 000 per kvartal til husholdningsansatte. FUTA er 6% av ansattes FUTA lønn opp til den første $ 7 000 opptjent. Du kan kanskje redusere de føderale skatter hvis staten krever at du betaler statsledighetsskatt. Faktisk kan du få en kreditt opp til 5. 4% avhengig av statens arbeidsledighetsregler.

Records du må holde

Når du betaler din medarbeider, må du holde detaljerte poster. Du bør ha skriftlig bevis på:

• Hver ansattes kontant- og ikke-lønnslønn.

• Skatter du samtykker i å betale på ansattes vegne, for eksempel arbeidstakerdelen av sosial sikkerhetskatt eller Medicare-skatt.

• Eventuelle skatter du opprettholder for den ansatte.

• Eventuelle skatter du betaler som arbeidsgiver, for eksempel arbeidsledighetsskatt.

• En oversikt over hver ansattes personnummer.

Former deg fil ved utgangen av skatteåret

Så lenge du har beholdt nøyaktige poster, bør det være ganske enkelt å arkivere slutten av året skatteskjemaer. Ved 31. januar neste år (eller den første arbeidsdagen etter 31. januar) må du gi dine medarbeidere en fullført W-2, Lønn og Skatteerklæring, som viser dem hvor mye de har opptjent i løpet av det foregående året og hvor mye har blitt holdt tilbake for skattemessige formål Ved utgangen av februar må du sende en kopi av denne W-2 til Sosialtilsynet. Vanligvis er det en god ide å sende inn det samtidig du gir det til din ansatte for å unngå å glemme å sende den senere.

Når du legger inn dine personlige inntektsskatter for året, må du inkludere Schedule H, Household Employment Taxes for å rapportere husholdningsskattene som du er forpliktet til. Hvis de medarbeidsrelaterte skatter vil legge betydelig til de skattene du skylder, bør du inkludere utbetalinger mot disse skattene i kvartalsviste skattebetalinger.

Estimerte skattebetalinger forfaller den 15. i måneden i april, juni og september i skatteåret, og den 15. januar neste år.Hvis forfallsdagen faller på en ikke-arbeidsdag, forventes estimert skatt på neste arbeidsdag. Hvis du ikke betaler skatter, kan du ende opp med å betale renter og straffer, avhengig av hvor mye du fortsatt skylder deg i skatt. Vanligvis må du betale minst 90% av de skattene du skylder innen 15. januar neste år. Du kan ikke vente til du legger inn dine skatter innen 15. april for å utbetale inntil 90%, men du kan unngå straffer og renter hvis du betaler den siste 10% innen 15. april.

Bunnlinjen

Når du ansetter husholdningsansatte, det er mye regjeringens papirarbeid for å fylle ut og utallige regler å følge. Lag en sjekkliste over alle trinnene og datoene for skatteoppslag, og hold organiserte poster. Pass på at du vet hva som forventes av deg, slik at du kan unngå problemer med IRS eller andre offentlige enheter.

Se

Paraplyforsikring og husholdningshjelp og Hvordan Paraplyforsikring fungerer for å få vite mer om forsikringsdekning du måtte trenge når du ansetter husholdningsansatte.