Uten tvil har du hørt den vanlige setningen: "Et møte er et sted hvor minutter blir tatt og timer er bortkastet. "Mange, mange timer er bortkastet av møter. Faktisk, når du blir bedt om å nevne den største tidssprederen på jobben, er 24% av de ansatte som er undersøkt i lønn. com rapport oppført møter og konferansesamtaler.

Arbeidstakere tror ikke bare møter er sløsing med tid. Tilsynelatende tror de også at møter suger livet ut av dem. Det kan høres altfor dramatisk til du vurderer resultatene av en Clarizen / Harris Poll. Når de spurte hva de helst ville gjøre enn å sitte i et statusmøte, svarte nesten halvparten (46%) at de foretrekker å gjøre en ubehagelig aktivitet, for eksempel:

- 9 ->

• Gå til DMV
• Sitte og se maling tørr
• Tilbring fire timer pendling på jobb
• Gå gjennom en rotkanal
• Få håret kuttet i en mullet
• Pakke opp og flytte til Antarktis

Videre sa 60% av respondentene at de tilbringer mer tid på å forberede møtet enn de tilbringer i selve møtet: De tilbringer i gjennomsnitt 4,6 timer hver uke prepping for statusmøter, og De bruker 4 5 timer i uken i statusmøtene.

I tillegg vurderer 35% av respondentene statusmøter som en sløsing med tid og 60% multitask under møtene.

Mange ansatte føler allerede at de blir 24-timers arbeidere, og de liker ikke ideen om å kaste bort tid i meningsløse møter. Imidlertid er det noen ganger møter som er nødvendige, og når de utføres ordentlig, kan de være produktive og tolerable - om ikke hyggelig. Her er ti måter du kan holde mer produktive møter på.

en. Bryt vanen

Bare fordi du alltid har møtt hver torsdag ettermiddag, betyr ikke at du må fortsette langs denne banen. Noen vaner må brytes, og noen selskapspolitikker må omskrives. Du bør møte av en bestemt grunn, og ikke bare fordi du er vant til å gjøre det.

2. Veie dine valg

Vurder dine andre alternativer før du planlegger et møte. I stedet for ukentlige statusmøter, kan du kanskje møte hver annen uke. Detaljert statusrapport skal gi deg nok informasjon til å vite hva som skjer mellom møter, og du kan alltid hente telefonen for å ringe noen hvis du har et spørsmål. Også, hvis du møter for å dele informasjon, tenk å sende den informasjonen via e-post.

3. Vær selektiv

Aldri invitere møte deltakere "bare i tilfelle. "Hvis det ikke er noen klar grunn for at enkelte personer skal delta i møtet, må du ikke invitere dem eller be om deres tilstedeværelse. For eksempel, ikke tvinge de tekniske folkene til å delta på salgsmøtet ditt bare hvis du opplever et problem med å bruke laserpekeren.

4. Forbered deg på forhånd

Opprette en møteagenda vil tvinge deg til å tenke gjennom formålet med møtet og lage en sekvensiell oversikt.Sørg også for å samle all informasjon på forhånd. Du må aldri forlate møtet for å hente et glemt element, etc. I tillegg må du reservere rommet på forhånd, bekrefte reservasjonen og sjekke rommet for å være sikker på at alle dine rekvisitter (whiteboard, kritt for tavle osv. .) er på utpekt sted.

5. Formidle informasjon

Hvis møtet innebærer å diskutere bestemt materiale, send disse dokumentene på forhånd slik at deltakerne har god tid før møtet for å gjennomgå materialet og formulere ideer. Å be folk om å ta med to eller tre spørsmål, kommentarer eller bekymringer til møtet, er en av de beste måtene å sikre at møtedeltakerne har tatt seg tid til å gjennomgå emnet som diskuteres.

6. Start og slutt på tid

Alle deltakerne har stoppet sine travle arbeidsdager for å delta på møtet. Respekter deres tid nok til å starte møtet på den angitte tiden. Senere deltakere kan bli orientert når møtet er over. Vær også oppmerksom på klokken, slik at du kan avslutte møtet i tide. Du må heller ikke føle at du må fylle hele tidsluke. Hvis du avslutter dagsordensobjektene tidlig, belønner du deltakerne ved å la dem gå tilbake til jobb.

7. Hold kurset

Følg agendaen for å holde møtet på sporet siden dette er nøkkelen til slutt på tid. Ikke la deltakerne introdusere uavhengige emner som har potensial til å spore møtet. Sørg også for at deltakerne blir fokusert også. Be om at de avstår fra å bruke telefoner, tabletter og bærbare datamaskiner under møtet (et enhetfritt møte kalles et topløst møte).

8. Kontroller kommentarer

Hvis formålet med møtet er å løse problemer eller komme opp med nye ideer, må du oppfordre meninger fra gruppen. Men ikke la de deltakerne med sterke personligheter dominere diskusjonen. Pass på at alle har en like sjanse til å stemme sin mening. Også unngå å gjenta noen poeng om og om igjen. Skrive problemer eller beslutninger på en whiteboard eller flipover kan unngå tidkrevende, repeterende svar.

9. Limit PowerPoint

Du kan bruke PowerPoint til å presentere noen grafer, diagrammer eller punktpunkter, men har ikke et PowerPoint-drevet møte. Dump ikke all informasjon til PowerPoint med andre ord, og bruk hele møtet til å lese hvert eneste lysbilde.

10. Vær ærlig

Hvis det allerede er gjort en bestemt beslutning, må du ikke late at deltakerne er blitt kalt sammen for å gi sine meninger eller avgjøre et tiltak. Ingenting gjør at ansatte føler seg mer uproduktive enn å utøve tid og krefter når deres innspill gir ingen rolle.

Bunnlinjen

Noen ganger er møter essensielle, men mange ansatte rangerer dem blant de verste jobbrelaterte oppgaver. Det er verdt innsatsen for å gjøre møtene dine mer fokuserte, relevante og effektive.