Modern teknologi har medført et helt nytt sett med sikkerhetsrisiko som finansielle rådgivere må være oppmerksomme på for å beskytte sine kunders private opplysninger og økonomiske data. Å hacket er hvert firmas verste mareritt, og den virkelige skade manifesterer seg ikke alltid med en gang. Selvfølgelig kan det potensielle ansvaret fra et brudd også være ødeleggende for rådgiverens rykte. (For mer, se: Tips for å sikre Financial Advisor Client Data .)

Redusere risikoen

Sterke passord: Dette er trolig det mest åpenbare tiltaket som bør tas når finansielle planleggere setter opp programvaren. Samsvarsfraser og navn bør unngås; snarere, et tilfeldig sett med bokstaver, tall og spesialtegn skal strammes sammen på usammenhengende måte for å minimere sjansene for at noen gjetter det. Pass på og bruk passord for alle bærbare og mobile enheter også. Og, selvfølgelig, ikke dele innloggingsinformasjon med alle som ikke er eksplisitt autorisert. (For mer, se: Rådgivere: Unngå disse vanlige feilene .)

Skjerm e-postadressen din: Bare åpne vedlegg fra kilder du er kjent med, for eksempel nære venner og kollegaer, familie og klienter. Selv da bør du alltid vise varen for virus og annen malware før du laster ned den. Og alle utgående e-postadresser - til noen, hvor som helst, av hvilken som helst grunn - skal være grundig kryptert. Du bør også periodisk rense slettede e-poster og annen korrespondanse som ikke lenger er nødvendig, slik at hackere ikke kan bruke dem til å få tilgang til data. (For relatert lesing, se: 10 av de mest kostbare datavirusene av all tid .)

Har en plan: Uansett hvor godt du tror dataene dine er beskyttet, er det ingen brannmur som er uskadelig. Du og / eller firmaet ditt bør ha et strengt sett med sikkerhetspolitikker på plass sammen med en trinnvis liste over prosedyrer som bør følges ved brudd. Alle på kontoret bør vite nøyaktig hva de skal gjøre, og i hvilken rekkefølge, for å maksimere skadekontrollen. Vær også sikker på at din ansvarsforsikring gir deg tilstrekkelig dekning i dette området hvis du trenger å sende inn et krav. (For mer, se: 3 måter Cyber ​​Crime Impacts Business .)

Sikkerhetskopier dataene dine: Det eneste verre enn å ha noen andre hack dataene dine, mister det selv. En skybasert sikkerhetskopieringstjeneste kan gi deg trygghet i tilfelle at cybertyver gjør av med klientdataene dine. (For relatert lesing, se: Cloud-Computing: En industri i eksponentiell vekst .)

Hold enheter oppdatert og rent: Ved hjelp av de nyeste programmene vil det bli vanskeligere for hackere å bryte inn i filene dine.Det finnes flere gratis programmer som raskt kan skanne alle datamaskiner og andre enheter for virus, malware, trojaner og andre feil som kommer fra eksterne kilder. (For mer, se: Tips for å holde dine økonomiske data trygge online .)

Plassering, plassering, plassering: Få aldri tilgang til klientfiler eller faste data fra et offentlig sted. Alle i nærheten kan være i stand til å piggyback på signalet ditt og få tilgang til alt du gjør. Det er mye tryggere å få tilgang til internett ved hjelp av mobilenheten på telefonen eller annen enhet i stedet. (For mer, se: Topptidsalder for digitale rådgivere .)

Lær kundene dine disse tipsene: Å holde dataene dine trygge vil være mye lettere hvis kundene dine også vet risikoen og ta passende tiltak. Mens du ikke har mye kontroll over hva de gjør, reduserer hver enkelt av dine klienter som følger instruksjonene dine angående kryptering, passord og vedlegg alliansens risiko. (For mer, se: Er du et mål for identitetstyver? )

Bunnlinjen

Den digitale tidsalderen har skapt en ny tyv som kan bryte inn i klientfilene dine når som helst . Selv om det er umulig å fullstendig beskytte deg mot eventuelle angrep, er det flere skritt du kan ta for å minimere risikoen og potensialet. Sunn fornuft, rimelige forholdsregler, riktig planlegging og klientopplæring kan alle redusere sjansene for at du eller firmaet ditt blir offer for cyberkriminalitet drastisk. (For mer, se: 10 beste verktøy for finansielle rådgivere .)