Mange bedrifter tilbyr noen form for kvalifisert pensjonsordning, og dermed faller de under retningslinjene for styring av arbeidstakers pensjonsinntektsloven av 1974 (ERISA). ERISA etablerer retningslinjer og minimumsstandarder for å beskytte ansatte i private næringsselskaper som deltar i pensjons- og velferdsordninger. Bedrifter som administrerer en kvalifisert pensjonsordning som ikke er i full overensstemmelse med ERISA, kan bli utsatt for dårlige straffer.

Hvis din ansattes pensjonsordning gir en fremtidig pensjonsinntekt eller tillater ansatte å utsette inntekter for pensjonering, så er det en ERISA-plan. Som arbeidsgiver som gir disse ERISA-planfordelene, anses du også av ERISA for å være et navngitt fiduciary som tar ansvaret for å administrere disse planene, og også ansvaret bør dine planer ikke overholde de retningslinjer og standarder som er etablert av ERISA.

Komme i overensstemmelse med ERISA

Møte ERISA-overholdelseskrav behøver ikke å være for tungt. Selv om det er mange krav, kan en god tredjepartsadministrator (TPA) legge mye av byrden. Mange av kravene er kalenderdrevne, og krever innlevering av skjemaer etter bestemte tidsfrister. Disse tidsfristene danner en sjekkliste som kan administreres av en TPA eller en personellpersonell. Andre krav skal oppfylles ad hoc-basis ettersom omstendigheter dikterer.

ERISA Kalender sjekkliste

Administrere 401 (k) planer innebærer å utføre visse ERISA compliance oppgaver i henhold til en årlig plan. Dette er de vanligste oppgavene som bør være en del av de fleste selskapers sjekklister.

Planens første kvartal: Oppgi fjerde kvartalsregnskap for å planlegge deltakere senest 45 dager etter kvartalsskiftet. Lag tidligere arbeidsgiveravgift for skattemessig fradrag for å regne i året før.

Andre kvartal: Oppgi kvartalsberetninger for å planlegge deltakere. Fordel overskytende utsettelser gjort i 2015 over IRC § 402 (g) grensen. For plandeltakere som venter 70 år i året før, distribuerer førsteårsnødvendige minimumsfordeler (RMD).

Tredje kvartal: Gi resultatet for andre kvartal. Filformular 5500 for det foregående året eller filen Form 5558 for en 2. 5-måneders forlengelse. Hvis plandokumentet ble endret i løpet av det foregående året, distribuere en ny oppsummeringsplanbeskrivelse til plandeltakere. Distribuere en sammendragsrapport for det foregående året for å planlegge deltakere.

Fjerde kvartal: Oppgi fortjeneste for tredje kvartal. Send gjeldende merknader til deltakerne, inkludert avdrag på eller endringer i en sikker havn 401 (k) plan, Kvalifisert standardinvesteringsalternativ (QDIA) eller automatisk registrering.Rett eventuelle ADP / ACP test feil, og betale 10% avgiftskatt.

Løpende ERISA-krav

Noen ERISA-krav pågår som en del av planadministrasjonen eller utløses av hendelser.

Overholdelse av plandokument: Kontroller at planadministrasjonen kontinuerlig overholder plandokumentets vilkår. IRS anser enhver manglende strikt følge av plandokumentets vilkår en driftsfeil, som, hvis den ikke løses, kan føre til diskvalifisering av planen.

Årlig deltakeravgift: Alle planberettigede ansatte, oppsatte ansatte og mottakere med en kontosaldo må motta en deltakeravgift hver 12. måned.

Merknad om planendring: Deltakerne må bli varslet om endringer i planen 30 til 90 dager før endringsdatoen for virkningene.

Mulighet til å registrere: Alle ansatte som har oppfylt alders- og tjenestekravene må ha mulighet til å registrere seg. De bør motta alle nødvendige skjemaer og instruksjoner sammen med en oppsummeringsplanbeskrivelse og eventuelle gjeldende deltakere.

Lånekrav: Sikre at utestående lån blir tilbakebetalt i samsvar med planens policyvilkår og låntakernes løpende notat.

Tidsmessige innskudd: Sikre at ansettelsesutbetalinger og låneutbetalinger blir deponert til tid, typisk samtidig som innskudd på lønnsskatt.

Gjennomføre kvartalsvis rengjøring: Utbetale små kontosaldoer for avsluttede ansatte. Behandle utlånsstandarder, og bruk eventuelle ufordelte forfeitures.

Selv om de fleste av disse kravene kan administreres av en TPA, har arbeidsgiver-sponsor den forpliktende plikt til å sikre at de blir møtt og utført riktig.