Om du er en registrert representant som ønsker å bli en registrert rektor, eller jobber for øyeblikket som registrert rektor, er det viktig å holde kommunikasjonskravene til Financial Industry Regulatory Authority (FINRA - tidligere NASD) i forkant av tankene dine. Selv om ikke all kommunikasjon med offentligheten må arkiveres med FINRA, må de holdes i samsvar med FINRAs krav til registrering i NASD regel 2211 - Institutt for salgsmateriale og korrespondanse.

AD:

Blant annet ble det etablert regel 2211 for å gi en klar definisjon av rekordkrav for institusjonell investor salgslitteratur. Hvis du ignorerer denne regelen, kan det føre til tap av lisensen. Les videre for å sikre at du og denne regelen jobber sammen.

Hvem er en institusjonell investor? Regel 2211 definerer en institusjonell investor som noen:

• Enhet som er beskrevet i regel 3110 (c) (4), som en bank-, spare- og låneforening, forsikringsselskap eller registrert investeringsselskap; en investeringsrådgiver registrert enten med Securities and Exchange Commission (SEC) i henhold til § 203 i Investment Advisors Act fra 1940 eller med en statlig verdipapirkommisjon (eller et byrå eller kontor som utfører samme funksjoner); eller enhver annen enhet (enten en fysisk person, et selskap, et partnerskap, en tillit eller en annen) med en samlet eiendel på minst $ 50 millioner;
• En statlig enhet eller underavdeling derav;
• En ytelsesplan for arbeidstakere som oppfyller kravene i § 403 (b) eller § 457 i Internal Revenue Code og har minst 100 deltakere, men inkluderer ikke noen deltaker i en slik plan;
• En kvalifisert plan som definert i § 3 (a) (12) (C), som er enhver enhet som er eller holder seg til å være primært engasjert, eller foreslår å engasjere seg hovedsakelig i investeringen, reinvestere eller handel med verdipapirer; er forlovet eller foreslår å engasjere seg i virksomheten med å utstede ansettelsesbeløpsertifikater av avdragstypen, eller har vært engasjert i slik virksomhet og har et slikt sertifikat utestående; eller er forpliktet til eller forplikter seg til å drive investeringer, reinvestere, eie, holde eller handle i verdipapirer, og eier eller foreslår å erverve investeringsverdipapirer med en verdi som overstiger 40% av verdien av slike utsteders samlede eiendeler (unntatt statspapirer og kontantposter) på et ikke-konsolidert grunnlag; som har minst 100 deltakere, men inkluderer ikke noen deltaker i en slik plan;
• Et FINRA-medlem eller registrert tilknyttet person av et slikt medlem; eller
• En person som handler utelukkende på vegne av en slik institusjonell investor

Regel 2211 dekker også situasjoner der det forberedende medlemsfirmaet kan være i manglende overholdelse dersom det hadde forkunnskap (eller det kan med rimelighet antas) at et stykke salgslitteratur vil bli vist til ikke-institusjonelle publikum.Dette kan skje hvis en registrert representant viser institusjonell salgslitteratur til selskapets styre eller ledende ansatte. I disse tilfellene har den registrerte representanten plikt til å diskutere det tiltenkte publikum med de som utarbeider salgslitteraturen.

Hvis den registrerte rektor vet at salgslitteraturen sannsynligvis vil falle i hendene på ikke-institusjonelle publikum, kan han eller hun inkludere tilleggsforklaringer, inkludert "legalese to plain English" oversettelser for å sikre gjennomsiktighet midt imellom et hav med nødvendige opplysninger.
SEE:

Korrespondanse som skaper konvolutten

Registrert hovedautorisasjon og registrering

NASD Rule 2211 gir registrerte prinsipper et sett med standarder for objektiv gjennomgang av kommunikasjon. Et av de vanligste områdene av manglende overholdelse er mangel på dokumentasjon for å underbygge proprietære og tredjeparts krav. For eksempel gjør investeringsforvaltere ofte krav om markedet eller et bestemt produkt. Disse påstandene er i stor grad avledet av kvantitative kilder (f.eks. Morningstar, Ibbotson, etc.) og kan enkelt dokumenteres. Mange investeringsforvaltere benytter imidlertid også kvantitative data, som kan inkludere erfaringsbaserte konklusjoner om bestemte produkter og / eller markedet, noe som kan føre til kommunikasjon som inneholder ubegrunnede / uberettigede krav i tilsynsmyndighetens øyne.

I de tilfeller hvor investeringsforvalteren har gjort ubegrunnet / uberettiget krav, må den registrerte revisor avgjøre om investeringsforvalterens erfaring er rimelig, gitt markedene og det aktuelle produktet, samt klart avklare investeringsforvalterens konklusjoner som faglige meninger - Ikke nødvendigvis faktumerklæringer. Gjennomgang av institusjonell salgslitteratur

NASD regel 2211 sier at de fleste standarder og retningslinjer krever et betydelig nivå av interne kontroller for å sikre samsvar. Generelt må hvert medlemsfirma etablere skriftlige prosedyrer om bruk av proprietære og tredjepartsdata, som vil inneholde begrensninger på distribusjon til enkelte institusjonelle investorer. Prosedyrene må være i skriftlig form og kommuniseres (f.eks. Intern trening) til hver registrert representant. I tillegg må medlemsbedrifter opprettholde tilstrekkelig dokumentasjon for å underbygge effektiviteten av interne kontroller.

Registrering for institusjonell salgslitteratur

NASD regel 2211 sier også at medlemmene må opprettholde alt institusjonelt salgsmateriale i en fil i en periode på tre år fra datoen for siste bruk. Filen må inneholde navnet til personen som forberedte hvert element av institusjonelt salgsmateriale. Filen må også inneholde opplysninger om kilden til en statistisk tabell, diagram, graf eller annen illustrasjon som brukes av medlemmet i kommunikasjon med publikum. Har FINRA en registreringsskjema?

Det finnes ingen standard FINRA-opptaksskjema. Hvert medlemsfirma må opprette et egendefinert skjema som gjør det mulig for registrerte regnskapsførere å ta hensyn til hver enkelt vurdering og opptakskrav, inkludert ønsket publikum, bruksdatoer, mengder i distribusjon og hvordan / når regelmessige kommentarer er innarbeidet.Skjemaene brukes vanligvis av medlemmer av markedsførings- og kommunikasjonsavdelingen, men de brukes også av individuelle meglere og wirehouses. SEE:

Starte en liten bedrift: Registrering av Regulatoriske revisjoner: Visning av firmaets stellar interne kontroller

Det primære formålet med registreringsskjemaer er å hjelpe regulatorene (FINRA, SEC, statsforsikring og kommunale boards, etc.) lette en effektiv kommunikasjonsrevisjon med medlemsfirmaer. Og fordi de fleste individuelle investorer salgslitteratur er arkivert hos regulerende myndigheter, vil mye av revisjonen typisk bli brukt til å gjennomgå institusjonell salgslitteratur - særlig kommunikasjon mellom fondforetak og de registrerte representanter som selger sine produkter. Tilsynsmyndighetene ønsker å se hvilke typer kampanjer fondforetakene presenterer for meglere, særlig kommunikasjon som fremmer økte provisjoner og overdrevne eller uberettigede krav om produktegenskaper og fordeler; inkludert anbefalinger om egnethet og salgspraksis. De ønsker også å se proprietære datainnsamlings- og analysemetoder for å sikre at salgslitteraturen er rettferdig og balansert og mangler "kirsebærplukking" produktutvikling.

Opprettholde en ren rekord med regulatorer
Som registrert rektor er ditt primære mål å opprettholde en plettfri registrering med regulatorer. Du kan opprettholde en ren rekord hos FINRA ved å holde et spørsmål i forkant av tankene dine: "Vil du være villig til å stå foran et FINRA- eller SEC-panel og sette lisensen på linjen, og si at kommunikasjonen du godkjente var grundig gjennomgått og vedlikeholdt? " Hvis du har vært i tvil under den første vurderingen, eller i etterfølgende punktkontroller, må du prioritere å løse disse tvilene.

Bunnlinjen

Kravene til registrering og gjennomgang krever økt følelse av flid fra registrerte hovedpersoner. Etter hvert som du blir mer erfaren, vil du oppdage din egen "Zen-lignende" tilnærming til å takle hyppige trykk fra aggressivt salgspersonell - de som liberalt utvikler kommunikasjon alene, og forventer å godkjenne over natten fordi de vil presentere kommunikasjonen til en institusjonell klient om morgenen. Noen ganger betyr dette at du må avgjøre hvilken fyringsgruppe du helst vil møte - din arbeidsgiver eller regulatorene. For mer lesing om dette temaet, se FINRAs medlemserklæring "Utlevering av gebyrer og utgifter i salgsmateriale for gjensidig avkastning" (april 2007) og "Førstegangs godkjenning av enkelte medlemskorrespondanser sendt til 25 eller flere eksisterende detaljhandel Kunder innen en 30 kalenderdagsperiode "(desember 2006).