Bedriftsressursplanlegging har blitt litt av et buzzword for å beskrive en klasse av programvareløsninger som hjelper et selskap å trekke alle databasene sine på en plattform. Dette gir ledelse realtid informasjon om alt fra deres lagernivå til salg til produktdefekter og avkastning. I denne artikkelen vil vi ta en nærmere titt på bedriftsressursplanleggingssystemer og hva som kreves for å få en til å gå.

Fordelene

Et riktig brukt enterprise resource planning system har en rekke fordeler. Den enkle programvareløsningen som erstatter aldrende arvsystemer og automatiserer mye av arbeidet med å opprettholde databaser og andre funksjoner som fakturering, fakturering og så videre. En ERP kan også øke selskapets evne til å overholde samsvar, kvalitetskontroll og regulatorisk rapportering, da sanntidsdata muliggjør oppdatert revisjon når som helst. Når det er sagt, kan disse fordelene komme fra bare å få bedre programvare løsninger for spesifikke funksjoner som fakturering. Den virkelige fordelen med et ERP-system kommer i form av forretningsanalyse.

Hele virksomheten fra produktutvikling til produksjon til salg til kundepleie deler alle de samme plattformene, og databasen skaper et vell av bedriftsanalyse. Disse dataene kan brukes til å kjøre produkt- og tjenestetilbud, sammenligne ytelse innen og på tvers av divisjoner når som helst og skape bedre prognoser overordnet. Mer nøyaktig prognose muliggjør strømlinjeforming av innkjøp og inventar og muliggjør en helhetlig tilnærming til produksjonssyklusen ved å bringe salg inn i systemet for å sikre at alle ordrer kan fylles så fort som mulig og produksjonen reagerer på ulike etterspørselsforhøyelser etter marked, sesong, og så videre. Den store hemmeligheten på alt dette "fremtiden er nå" snakk er at det avhenger tungt av at systemet blir fullt utnyttet av alle nivåer i en organisasjon.

Utfordringene

Den første utfordringen som de fleste bedrifter står overfor, er kostnadene ved både kjøp og implementering av et system for bedriftsressursplanlegging. Noen ERPer er lisensiert, og selv de med forhåndsprisede har forskjellige moduler (finansmodul, kunderelasjonsmodul, rekordstyringsmodul, etc.) som raskt kan kjøre opp prisen for å få den komplette løsningen. Avhengig av kompleksiteten i databaser som slås sammen og programvaren blir erstattet, kan imidlertid kostnaden for et tredjeparts IT-team som håndterer utrullingen, overstige den opprinnelige innkjøpsprisen.

Den andre store utfordringen er den virkningen en ERP har på organisasjonskultur. Adopsjonen i seg selv kan være tung, da folk som brukte å slippe filer i delte mapper, nå må lære taksonomiregler og meta-tagging retningslinjer.Fordelene ved det ekstra arbeidet er bare tydelig etter mye dataoppføring på gamle filer. Ansatte har også en tendens til å bli litt nervøs over ideen om at ledere nå kan overvåke alle aspekter av en bedrift som de ofte føler seg under overvåking eller ansvarlig for resultatindikatorer de faktisk ikke kan kontrollere. Komforten til de ansatte som arbeider med systemet, er kritisk fordi analytiske innsikt bare er like gode som dataene.

En tale om to tilnærminger

Det er to grunnleggende tilnærminger som brukes for å bringe et virksomhetsressursplanleggingssystem på nettet. Begge deler en ganske lang forberedelsesperiode hvor alle nåværende databaser blir analysert og klassifisert og ERP-løsningen er valgt. I løpet av denne perioden må de ansatte som bruker systemet, være involvert og kunne gi innspill om hvordan de for tiden gjør ting og hvordan denne tilnærmingen kan tilpasses for det nye systemet.

Den første tilnærmingen er fasen. Fase i et ERP innebærer å bringe hver forretningslinje inn i systemet en om gangen og bruke de beste metodene som er lært i hver fase for å forbedre neste fase. Fordelen er at du lærer deg mens du gjør ikke-kritiske feil. Ulempen er at organisasjonen din er i fluss i lang tid med forskjellige avdelinger som kjører forskjellige systemer og / eller parallelle systemer …

Den andre tilnærmingen er å kjøre ERP og dagens systemer parallelt i en bestemt periode før en vende over dato når ERP blir det eneste systemet. Dette gir alle en "all in" opplevelse for å feilsøke og tilpasse og deretter forplikte dem til å gå fremover. Den store ulempen er at det effektivt dobler arbeidsbelastningen for hele virksomheten i en kort periode, og det kan forstyrre ytelsen på kort sikt.

Å velge mellom disse tilnærmingene kommer ned til bedriftens behov for å løse løsningen. Hvis du trenger det raskt, og er villig til å få kortsiktig smerte, vil flippen fungere. Hvis du vil lette din bedrift og ansatte inn i det og er villige til å bruke tid og penger, så kan innfasingen være en bedre tilnærming.

The Bottom Line

Et virksomhetsressursplanleggingssystem er en skalerbar løsning som betyr at den vokser med organisasjonen. Et selskap trenger å være en viss størrelse med flere steder eller off site operasjoner for å koordinere bare for å rettferdiggjøre kostnadene ved en ERP implementering. Små bedrifter og mest mellomstore bedrifter vil ikke få tilgang til alle funksjonene i et ERP-system, og - med mindre det er et overbevisende behov for en alt-i-ett-løsning, fylles det sannsynligvis bedre med en funksjonssoftwareløsninger for hver forretningsfunksjon som kan eksporter informasjon til en sentral database.

For de større bedriftene, kan imidlertid rikdom av forretningsanalyser og sanntidsrapporteringen være verdt langt mer enn kostnaden og smerten ved å flytte over til et ERP-system. Hvis utrullingen håndteres godt og innkjøp av ansatte er høy, kan et ERP-system trykke på dataene som trengs for total kvalitetskontroll og andre effektivitetsbaserte styringsformer.Et ERP-system vil ikke omdanne dårlig ledelse til god ledelse, men sanntidsanalysen i sanntid kan bidra til å gjøre god ledelse enda bedre.