Enterprise Resource Planning (ERP) er en prosessorientert metodikk som integrerer systemer som brukes på tvers av ulike avdelinger i et selskap, som muliggjør enkel og jevn flyt av informasjon under definerte kontroller, støttet ved bruk av programvare og definerte beste praksis.

Denne artikkelen beskriver verktøyene som brukes i ERP og deres egenskaper for de ulike funksjonene de imøtekommer. For å bedre forstå verktøyene, la oss begynne med de funksjonelle kravene.

Hva trengs av et ERP-system?

Ethvert ERP-system trenger i utgangspunktet å oppfylle følgende funksjonelle krav.

• Det må være et enhetlig system med brukervennlige applikasjoner og grensesnitt som fungerer sømløst på flere avdelinger med nødvendig kontrollert tilgang.
• En felles database (eller flere, men felles databaser) tilgjengelig gjennom forskjellige applikasjoner > Søk og rapportere verktøy for å generere rapporter basert på ulike parametere (som "alle uoffisielle ordrer fra i går i kategorien" leker ")
• Skalering, tilpasning og enkel integrering av ad hoc-moduler, etter behov
• - 9 ->

Verktøyene oppfyller ERP-kravene

: For å møte behovene til de ovennevnte funksjonskravene, er følgende verktøy og applikasjoner obligatorisk integrert i ERP-systemet.

-

Databehandling / Data Warehouse / Information Management Tools : Datalagring og informasjonsbehandling med etablert arbeidsflyt på tvers av avdelinger og funksjoner er ryggraden i et hvilket som helst ERP-system. Flere løsninger og verktøy er tilgjengelige for datalagring, som inkluderer relasjonsdatabaser fra selskaper som Oracle, Sybase, DB2 og open source-gratis tilbud som Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby, etc. Andre informasjonssystemer kan omfatte Content Management Systems (CMS) og depotapplikasjoner.

Avhengig av bransjen og nødvendige funksjoner, må en passende velges. En produsent kan finne en transaksjonsdatabase som Oracle eller MySQL for å være mer relevant ettersom transaksjonsbaserte data beveger seg gjennom ulike statuser (fra produksjon til lager for å bestille opptak til salg for å levere status). På den annen side kan et nettbasert innholdsfirma finne et CMS-depotsystem med versjonskontroll som passer bedre for deres behov.

Databasen eller depotet kan enten være en sentralisert eller flere med automatisk datastrøm fra en database til den andre. Den definerte arbeidsflyten sikrer sømløs datarbevegelse. Databaser kan være vert lokalt eller eksternt, eller til og med i skyen.

·

Programmer og grensesnitt med egnet tillatelsestyring : Datalagring og -administrasjon krever skrivebeskyttet eller redigering av tilgang for å behandle dataene.Når varer er produsert, må de merkes som ferdig lager. Lagerstyringsavdelingen oppdaterer den så som klar til salg. Etter et kjøp bør varen oppdateres til solgt status og så videre. For å oppnå dette, gjør brukervennlige applikasjoner og grensesnitt en integrert del av et hvilket som helst ERP-system som også har definerte kontroller og tillatelser. For e. g. , når en vare er merket som solgt, bør kun logistikkavdelingsoperatører kunne oppdatere det videre, mens de fra produksjons- eller lageravdelingen bare skal få tilgang til tilgang.

På samme måte, for et innholdskritisk ERP-verktøy, når en forfatter sender innholdet til redaktøren for gjennomgang, bør bare redaktøren kunne endre den for å unngå duplisering og innholdskonflikter.

For å aktivere slike tillatelsesbaserte kontroller, applikasjoner og grensesnitt som skal bygges inn, en hvilken som helst ERP-løsning som kan være nettleserbasert, desktopinstallasjoner eller nettbrett- / mobilapper. Et produksjons team på et stasjonært sted vil foretrekke et skrivebordsbasert grensesnitt, mens et salgsteam konstant på farten vil ha nytte av et nettleserbasert grensesnitt eller mobilapp.

·

Workflow Management Tool : Et ERP-system består av flere moduler og datalager hvor dataoppdateringer og handlinger følger en logisk definert sekvens basert på forretningsbehov. Dette utgjør arbeidsflyten. Arbeidsflyt kan betraktes som sinnet som styrer de ulike kroppsfunksjonene (strøm av blod, luft, mat og andre forsyninger, bevegelse av kroppsdeler, etc.). En klart definert arbeidsflyt med riktig tilgang på ulike nivåer er den nødvendige delen av enhver ERP-løsning.

Vanlige brukte verktøy implementert innenfor ERP-rammeverket inkluderer Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM, etc.

·

Rapporteringsverktøy / Dashboard : Administrasjonsnivå, avdelingsnivå , lagnivå eller individuell nivårapportgenerering er et annet viktig krav til et ERP-system. Den er vanligvis tilgjengelig i enten dashbordskjema (med en sanntidsdatavisning - viser slik info som ordrer mottatt, men ikke sendt ennå, mislykkede betalinger i forrige uke osv.) Eller tilpassbare rapporter generert i vanlige ord- eller data- redigering av applikasjoner som regneark.

De fleste rapporteringsverktøy og dashboards opererer i sanntid (eller med minimal tidsforsinkelse). I likhet med applikasjonene som brukes av avdelinger for dataoppdateringer, er disse rapportverktøyene / dashbordvisningen tilgjengelige som nettleserbaserte eller desktop installasjoner. De inkluderer også rapporteringsfunksjoner som tilbyr rapportering med diagrammer / diagrammer / tabeller som Microsoft Excel eller Word vedlegg.

·

Kommunikasjonsverktøy : Kommunikasjon er obligatorisk innen alle systemer som fungerer på flere avdelinger. ERP-systemer letter dette ved å tilby verktøy for handlingsbasert automatisert postgenerering, direktemeldinger, chat eller generelle kringkastingsfunksjoner på individuelle og gruppe nivåer. Si en gang en ordre er merket som "Klar til å sende", en automatisert mailer skal utløses til logistikkavdelingen for å starte forsendelsesprosessen; Eller hvis et kjøkkenbutikk har utviklet et problem, kan en generell kringkastingsmelding sendes til alle andre avdelinger for å slutte å ta ytterligere bestillinger.

Ytterligere direktemeldingsfunksjoner (som for eksempel Lync, Chatter eller Yammer) er integrert for å muliggjøre enkel og øyeblikkelig kommunikasjon.

I tillegg til de ovennevnte verktøyene som er en integrert del av et hvilket som helst ERP-system, finnes det flere som kan integreres etter behov:

·

Analytiske verktøy : A Mange analytiske verktøy kan integreres i ERP-systemet for forretningsmessig intelligens, prediktiv analyse, datautvinning og relatert analyse. Disse analytiske verktøyene brukes til å få verdifull innsikt for å skape strategiske forretningsbeslutninger basert på tilgjengelige data (som sporing av forbrukeradferd rundt ferieopplevelser, sammenlignende resultater for produkter i rød hylle med mer salg enn de i blå hylle osv.). > Ressursfordeling og oppgaveplanlegging Verktøy

:

ERP-systemer kan også integrere verktøy for allokering av ressurser på tvers av avdelinger og oppgaver (for arbeidskrevende næringer). Disse verktøyene arbeider med det enkle prinsippet om definert tid tatt av en oppgave / prosjekt mot ressurs tilgjengelighet tidsplanen. Når oppgaven er fullført, tildeles ressursen automatisk en ny oppgave som samsvarer med hans ferdigheter, eller legges i et basseng for neste oppgave. Verktøy har funksjonalitet for manuell inngrep på veiledernivå i tilfelle en oppgave er forsinket. Fordeler inkluderer klar synlighet om nåværende og fremtidig arbeidsbelastning, optimal ressursutnyttelse, utforsking av muligheter for automatisering, etc. · Annet legg til på funksjoner

: ERP-systemer kan integrere moduler for Human Resource Management, Project Management, Time Sporingssystemer, dokumenthåndtering, etc., i henhold til forretningsbehovene. Det finnes et stort antall verktøy som er spesifikke for hver bransje og funksjonstype, og ERP-leverandører gir hjelp til interesserte kunder når de velger den beste passformen. Internett er alltid tilgjengelig for selvhjelp på å få nødvendig info.

The Bottom Line : ERP er et komplekst rammeverk for implementering og trenger vanligvis en dedikert leverandør for implementering. To store flaskehalser identifisert med ERP-implementeringer er høye kostnader og manglende overholdelse av beste praksis. Selv om kostnadene kan reduseres til en viss grad ved nøye vurdering av ulike leverandører og vurdering av gratis open source-verktøy, kan den andre utfordringen ved feil som følge av manglende overholdelse av beste praksis, bli redusert ved fokusert opplæring til ansatte. Riktig vurdering i utgangspunktet, samarbeid med leverandører med riktig kompetanse og tydelig på krav fra starten, vil bidra til en effektiv og vellykket implementering av ERP-verktøy.