Det gamle ordtaket "Håper det beste og forberede seg på det verste" gjelder for mange ting - ikke minst det som er utsatt for å bli revidert av Securities and Exchange Commission. (For mer, se: Hva utløser en SEC-revisjon? )

Selv om ingen finansiell rådgiver vil bli revidert, mener samsvarseksperter at den ideelle tiden for å forberede seg på denne beredskapen er før Det mottas et revisjonsbrev. Faktisk bør rådgivere være forberedt til enhver tid for en revisjon - selv om de, som sine jevnaldrende, håper at de aldri blir utsatt for en.

Klargjør, Klargjør, Forbered

Den beste måten å sikre at du er klar for en revisjon, er å gjøre forberedelser til en del av din vanlige rutine for å drive virksomheten din. Hvis du vet hvor alt er og er organisert, vil det ikke være noen siste øyeblikk panikk eller scrambling hvis du får det anropet fra SEC. (For mer, se: Overleve en SEC-revisjon: Tips for rådgivere .)

Her er noen endelige skritt som rådgivere kan ta for å klare seg selv:

• Organiser alle poster . SEC revisorer krever store mengder poster, som må produseres raskt når et revisjon starter. Å ha en bedrift å kjøre er ingen unnskyldning for manglende overholdelse i en grundig og rettidig måte. Og forvent det uventede. Selv med en start, er spesifikke forespørsler tvunget til å komplisere saker. Så begynn å sette poster sammen i dag, og scramble mindre i morgen. (For mer, se: Starte en liten bedrift: Ta opp .)
• Hold nåværende . Opprett en månedlig rutine med forfriskende data for å gjenspeile den mest oppdaterte leverandøren og klientlister mulig. Det er også viktig å opprettholde dagens ADV- og AUA-skjemaer. Den tidligere gjelder investeringsrådgivere som administrerer over 25 millioner dollar, og beskriver grunnleggende informasjon som forvaltede midler (AUM), investeringsstil og nøkkelpersonell. Form AUA (eiendeler under administrasjon) representerer den samlede størrelsen på en institusjonens varemessige portefølje. Denne måling er forskjellig fra AUMa, som refererer til et firmas aktivt forvaltede eiendeler. Begge skjemaene ADV og AUA kan fås fra lokale SEC-grener eller regulatorens hjemmeside, www. sek. gov. (For mer, se: Overvåking av verdipapirmarkedet: En oversikt over SEC .)
• Opprett en revisjonsprotokoll . En tegning som beskriver hvordan ansatte skal handle og hva de burde forvente, går langt i å hjelpe dem til å bli kjent og komfortabel med revisjonsprosessen før det skjer. Slike demystifisering reduserer spenningen, minimerer feil og bygger tillit. (For mer, se: Få en jobb i samsvar .)
• Kjør en mock-revisjon. I likhet med at en revisjonsprotokoll mentalt kan forberede ansatte til hovedhendelsen, vil mocke revisjonssamlinger ledet av en tredjepart hjelpe medarbeiderne til å overvinne prestasjonsangst og utdanne svakheter i deres oppførsel - uten at stresset har faktiske regulatorer i rommet.Mock audits viser også en forpliktelse til å få det riktig - et faktum som imponerer regulatorer, slik at de vet at du tar dem på alvor. (For mer, se: Når finansregulatorer gir deg ned .)
• Forbered for håndhevelse . De fleste revisjoner avdekker ikke alvorlige brudd, men det har vært en oppblåsing i uformelle anbefalinger som følge av revisjoner. For å planlegge for et slikt utfall (og tilhørende bøter), bør bedrifter bli vant til å kutte advokatkostnader ved å kutte faktureringstid og bruke interne verktøy som Bates-stempling og produksjonsdiagrammer når de utarbeider dokumenter for advokatrevisjon. (For mer, se: Topp 5 Programvareprogrammer Brukt av Finansrådgivere .)
• Still spørsmål . Til slutt bør rådgivere ikke være redd for å vise seg væpnet med spørsmål for å spørre regulatorer; Dette vil strømline revisjonsprosessen for alle involverte. Å vite om firmaet ditt har blitt målrettet tilfeldig, hvis revisjonen er et resultat av en bestemt årsak, eller hvis det bare er en del av en bransjebasert feiing, vil hjelpe deg å sette sammen den rette kadre med informasjon, som passer best til den spesifikke arten av forespørsel. (For mer, se: Forstå SEC .)

The Bottom Line

Revisjoner, av natur, er uønskede og ubehagelige virkeligheter for å være finansiell rådgiver. Ved å få ordspråklige ender på rad - før du blir truffet med en formell forespørsel - kan du lette og forenkle prosessen, redusere kostnadene og minimere nedfallet. (For mer, se: En dag i livet til en finansiell rådgiver .)