Bedrifter bruker oftest IRS-skjema W-9, Request for Taxpayer Identification Number and Certification, for å få informasjon fra leverandører de ansetter som uavhengige entreprenører (også kalt frilansere). Når en bedrift betaler en uavhengig entreprenør $ 600 eller mer i løpet av et skatteår, er det pålagt å rapportere disse utbetalinger til IRS på en informasjonsreise kalt form 1099-MISC. Bedrifter bruker navn, adresse og personnummer eller skatteidentifikasjonsnummer fra skjema W-9 for å fullføre skjema 1099-MISC.

Bedrifter som ansetter uavhengige entreprenører, holder ikke inntektsskatt eller betaler Medicare- eller sosialsikkerhetsavgift for sine uavhengige entreprenører, som de gjør for sine ansatte; entreprenører er ansvarlige for disse forpliktelsene. Imidlertid vil IRS fortsatt vite hvor mye disse entreprenørene blir betalt for å sikre at entreprenører betaler de skattene de skylder, og det bruker skjema 1099-MISC for å samle denne informasjonen. Bedrifter sender ikke skjema W-9 til IRS.

Nødvendig informasjon

Formular W-9 ber om den uavhengige entreprenørens navn; firmanavn (hvis forskjellig); virksomhetsenhet (eierselskap, partnerskap, selskap, s selskap, tillit / eiendom, aksjeselskap eller "annet", og virksomhetens skatteidentifikasjonsnummer (eller personnummer, for enslige innehavere som ikke bruker en egen skatte-ID nummer.) Skjema W-9 ber deg også om at personen fyller ut det for å bekrefte at han eller hun er unntatt fra tilbakeholdenhet. De fleste skattebetalere er fritatt, men hvis de ikke er, vil selskapet som ansetter den uavhengige entreprenøren, måtte holde inntektsskatt fra denne entreprenørens lønn til en flat rate på 28% og send den til IRS.

Siden skjema W-9 krever notering av et skatte-ID eller personnummer, skal både personen fylle ut og firmaet som mottar det utfylte skjemaet, må beskytte skjemaet nøye for å beskytte mot identitetstyveri.

Når du ikke skal fylle ut en W-9

En uavhengig entreprenør som mottar en uventet W-9, bør tøffe før du fyller ut det og undersøker om søkeren har et legitimt grunn til å be om dette skjemaet. Finansinstitusjoner bruker iblant skjema W-9 til å be om informasjon fra en kunde når de må rapportere utbytte eller renter. Men vær forsiktig her: Finansinstitusjonen bør sannsynligvis allerede ha skattenummeret ditt når du åpnet kontoen.

En annen situasjon der du bør nøle før du fyller ut skjema W-9, er hvis selskapet ber deg om å fylle ut det, er arbeidsgiveren din og du skal klassifiseres som en ansatt, ikke en uavhengig entreprenør. Forskjellen er betydelig.

Ansatt eller uavhengig kontraktør?

Hvis du er en ansatt, vil arbeidsgiveren holde tilbake skatt, holde tilbake og betale sosial sikkerhet og Medicare skatt, og betale arbeidsledighetsskatt på lønn.Hvis du er en uavhengig entreprenør, vil det ikke. Det betyr at du vil være ansvarlig for arbeidsgiverens andel av sosial sikkerhet og Medicare skatt, og at du ikke vil være berettiget til arbeidsledighet kompensasjon hvis du er permittert.

En skrupelløs arbeidsgiver kan prøve å klassifisere en ansatt som en uavhengig entreprenør for å spare penger. Hvis du er uklassifisert som en uavhengig entreprenør, kommer arbeidsgiverens "besparelser" ut av lommen. Hvis du er en ansatt, bør du fylle ut skjema W-4, ikke danne W-9. (Se Formålet med IRS W-4-skjemaet for mer informasjon.)

Det er ikke alltid klart om en arbeidstaker er en ansatt eller en uavhengig entreprenør, men generelt styrer de Virksomheten har over hva arbeidere gjør og hvordan de gjør det, jo mer sannsynlig er det at de er ansatte. Hvis din Spidey følelse begynner å tinde seg når noen som hyret deg, ringer deg til en uavhengig entreprenør, det er et godt tegn, bør du undersøke situasjonen ytterligere. Begynn med IRS diskusjonen om forskjellen mellom de to.

Bunnlinjen

Det er viktig å fylle ut W-9 riktig - men bare hvis du er sikker på at det er riktig form å sende inn.

For mer informasjon om skatteformularer, sjekk ut Hva brukes IRS Form W-2 til? og Hva er forskjellen mellom IRS Forms 1040EZ og 1040A?