Å ansette en ansatt for virksomheten din åpner flomglassene for statlige forskrifter. Disse forskriftene stammer fra lover på føderale, statlige og ofte lokale nivåer. Her er noen av forskriftene småbedriftsgivere må bli kjent med.

Generelt snakker …

De to hovedavdelingene og byråene du skal håndtere for regelverk, er arbeids- og inntektsavdelingene. På føderalt nivå skal du behandle Arbeidsdepartementet, og noen av dets byråer, inkludert Likestillingskommisjonen (EEOC), Arbeidsikkerhets- og helsedirektoratet (OSHA) og Nasjonalt arbeidsforholdsforbund (NLRB). Du må også jobbe med IRS, som er et byrå innen Treasury Department. På statlig nivå finner du en arbeidsavdeling og en finans-, inntekts- eller skatteavdeling.

Når reglene på føderalt og statlig nivå er forskjellige, må du følge den strengeste. For eksempel er den føderale minimumslønnen $ 7. 25 per time. Men 29 stater pluss District of Columbia har høyere minimumslønnsatser, så du må overholde høyere rente hvis du opererer i en av disse jurisdiksjonene. Og det er enda noen kommuner med priser som overstiger statens rente. For eksempel har Berkeley, Chicago, San Francisco, Santa Fe og Seattle alle minimumslønnsatser som er høyere enn prisene for deres stater. Fra og med desember 2015 innfører New York City en minimumslønnsøkning spesielt for fastfoodarbeidere. (For mer om minstelønnstrender, se Kan en familie overleve på den amerikanske minimumslønnen? )

Arbeidsloven

Det er mange forskjellige arbeidslover, som alle har forskrifter som påvirker arbeidsgivere. Det er viktig å innse at noen av disse reglene gjelder for alle arbeidsgivere, uavhengig av antall ansatte. Andre regler påvirker kun arbeidsgivere hvis de har mer enn et sett antall arbeidstakere. Her er en oversikt over noen viktige føderale lover som du kan bli utsatt for:

• Arbeidsloven for aldersdiskriminering (ADEA) hindrer arbeidsgivere i å diskriminere arbeidstakere i alderen 40 år og eldre når det gjelder ansettelse, forfremmelse, lønn, etc. >

  Americans with Disabilities Act (ADA) hindrer deg i å diskriminere mot en person på grunn av funksjonshemming. Det gir deg også rimelig overnatting for en funksjonshemmede ansatt. ADA gjelder en virksomhet som sysselsetter 15 eller flere arbeidstakere i 20 eller flere arbeidsuker i løpet av året (deltidtakere er tatt i betraktning).

• Tillegg VII i sivile rettighetsloven fra 1964 (som har blitt endret flere ganger) forbyder nå diskriminering på arbeidsplassen på grunnlag av

• rase, farge, religion, kjønn og nasjonal opprinnelse. Lik lønn lov krever arbeidsgivere å betale menn og kvinner det samme for å gjøre det samme arbeidet.

• Fair Labor Standards Act (FLSA) regulerer minimumslønn og overtid regler. FLSA gjelder for alle arbeidsgivere. Forskriftene regulerer hvilke ansatte som er underlagt eller unntatt overtidsbestemmelser.

• FMLA krever at selskaper med 50 eller flere ansatte gir ubetalt permisjonstid for alvorlig sykdom i familien, og for fødsel eller adoption av et barn. Noen stater krever nå betalt permisjonstid.

• Arbeidsledighetslover og arbeidstakers erstatning. Disse lovene på statlig nivå krever at arbeidsgivere gir dekning for arbeidstakere (selv om eiere kanskje kan velge bort egen dekning).

• Uniformed Services Employment and Reemployment Act (USERRA) krever at alle arbeidsgivere reemploy de som forlot selskapet for militær plikt etter at de returnerte fra tjenesten. Ikke bare må de bli rehired, men de må også få tilbake fordeler, for eksempel kampanjer og pensjonsplan bidrag som de ville ha mottatt, men for deres tjeneste. Det er spesielle krav med hensyn til funksjonshemmede veteraner.

• Arbeidsstedets sikkerhetsregler i henhold til arbeidsmiljøloven. Du må gi en trygg arbeidsplass og rapportere ulykker og dødsfall. Mens alle virksomheter skal være trygge, er rapporteringskravene avhengig av antall arbeidstakere i virksomheten.

• Dette er bare toppen av isfjellet. For eksempel er det regler for føderale entreprenører, generelle regler for å gi overnatting til sykepleier mødre og mer. Vær forberedt på å gjennomgå alle de føderale, statlige og lokale forskriftene som kan gjelde for virksomheten din.

Skattelov

Som arbeidsgiver må du:

Fastslå om arbeidstakere faktisk er ansatte eller kan behandles som uavhengige entreprenører (som lindrer arbeidsgiveransvar).

• Skaff et arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (EIN)

• Hold inntektsskatt og ansattes andel av Sosial sikkerhet og Medicare skatt (FICA) (For mer om dette, se

• Skatteforpliktelser for små bedrifter: Lønnsskatt) > Innskudd medarbeiderne sammen med arbeidsgiverens andel av FICA Utgave W-2 danner hvert år til arbeidstakere

• Rapporter årlig om helsedekning (med mindre unntatt)

• Fakturering av arbeidsgiveravgift; Noen er årlige mens andre er kvartalsvis.

• Du kan bli pålagt å gi helsedekning til ansatte i henhold til arbeidsgivermandatet i Affordable Care Act (ACA). Dette innebærer overholdelse av forskriftene for IRS, DOL og Health and Human Services (HHS). Også selskaper med 20 eller flere ansatte som har helsedekning må også tilby COBRA fortsettelsesdekning til arbeidstakere som forlater jobben (COBRA står for Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act). Dette tillater arbeidstakere å betale for gruppedekningen i opptil 18 måneder. Forty stater og District of Columbia har "mini COBRA"; I Vermont gjelder det for eksempel selskaper med så få som to ansatte, men bare i seks måneder.

• For tiden er det ikke nødvendig med arbeidsgivere å gi andre fordeler, som pensjonsordninger.Men hvis de gjør det, er det en rekke regler om dekning og rapportering etter lov om arbeidstakers pensjonsinntekts sikkerhet (ERISA); forskrifter for denne loven er utstedt av både IRS og DOL.

Bunnlinjen

For å lære mer om arbeidsgiveransvar, gå til DOLs

FirstStep

Employment Law Advisor, et onlineverktøy utviklet for små bedrifter som begynner å ansette. Den dekker grunnleggende føderale arbeidslovregler, journaler og nødvendige medarbeidermeldinger, pluss gir deg tilgang til føderale plakater som du må vise på arbeidsplassen. Din stat kan også gi deg en veiledning om arbeidsgiverens ansvar. En IRS destinasjonsside gir deg en start på arbeidsgiveransvar, blant annet å skaffe et arbeidsgivernummer og forståelse av arbeidsskatt. Når du har spørsmål om forskrifter om ansettelse av en ansatt for din bedrift, må du konsultere en arbeidsadvokat. Arbeidsgivere for småbedrifter kan også være interessert i å lese Formålet med 1099 skjemaer, Formålet med W-9-skjemaet

og Formålet med skjema 941.