Periodiske og evigvarende varesystemer er to kontrasterende regnskapsmetoder som bedrifter bruker til å spore kvantiteten av produktene de har tilgjengelig.

Hva er periodisk inventar?

Det periodiske systemet bruker en sporadisk fysisk telling for å måle nivået på lager og kostnaden for solgte varer (COGS). Merchandise-kjøp registreres på kjøpskonto. Lagerregnskapet og kostnaden for solgte varer er oppdatert ved utgangen av en bestemt periode - dette kan være en gang i måneden, en kvart eller en gang i året. Kostnaden for solgte varer er en viktig regnskapsmetode, som, når den trekkes fra inntekter, viser selskapets brutto margin.

Kostnaden for varer solgt under det periodiske beholdningssystemet beregnes som følger:

Begynnelsessaldo for inventar + Kostnad ved kjøp av inventar - Kostnad for sluttbeholdning = Kostnad for varer solgt

Siden virksomheter Bruk ofte produkter i tusenvis, og det kan være vanskelig og tidkrevende å utføre en fysisk telle. Tenk deg å eie en kontorforretningsbutikk og prøve å telle og registrere hver ballpenn på lager. Multipliser det for en kontorforsyningskjede. Av disse grunner utfører mange bedrifter bare en fysisk telle bare en gang i kvartalet eller en gang i året. For selskaper under et periodisk system betyr dette at lagerregnskapet og prisen på varer som selges, ikke nødvendigvis er veldig friske eller nøyaktige.

Hva er evigvarende inventar?

I kontrast beholder det evigvarende systemet kontinuerlig oppdatering av lagerbalansen, med oppdateringer gjort automatisk når et produkt mottas eller selges. Innkjøp og avkastning registreres umiddelbart på lagerkontoen. Så lenge det ikke er tyveri eller skade, bør balansen på lagerkontoen være nøyaktig. Kostnaden for varer som selges, oppdateres også kontinuerlig ettersom hvert salg er gjort. Perpetual inventarisystemer bruker digital teknologi til å spore inventar i sanntid ved hjelp av oppdateringer sendt elektronisk til sentrale databaser.

Eksempelvis oppdaterer systemet automatisk lagernivåene i en database i en dagligvarebutikk som bruker det evigvarende varesystemet når produkter med strekkoder blir swiped og betalt.

Hvilket system er bedre?

Periodiske regnskapsføringssystemer er normalt bedre egnet til små bedrifter på bekostning av å anskaffe teknologi og ansatte til å støtte et evig system. En virksomhet som bilforretning eller kunstgalleri kan være bedre egnet til det periodiske systemet på grunn av det lave salgsvolumet og den relative enkle sporing av inventar manuelt. Mangelen på nøyaktig informasjon om kostnaden for varer som selges eller beholdningsbalanser i perioder der det ikke har vært noen nylige fysiske beholdningstall kan imidlertid hindre forretningsbeslutninger.

Virksomheter med høyt salgsvolum og flere butikker (som dagligvarebutikker eller apotek) trenger evigvarende lager systemer. Det teknologiske aspektet ved evigvarende varesystem har mange fordeler som evnen til lettere å identifisere inventarelaterte feil. Det evige systemet kan vise alle transaksjoner omfattende på det enkelte enhetsnivå. Under det evige systemet er ledere i stand til å foreta passende timing av kjøp med klar kunnskap om mengden varer på hånden på forskjellige steder. Å ha mer nøyaktig sporing av lagernivåer gir også en bedre måte å overvåke problemer som tyveri på.

Bunnlinjen

Samlet inneholder det evigvarende beholdningssystemet mange fordeler over det periodiske systemet, og brukes nå av alle store forhandlere. En småbedriftseier må likevel ta hensyn til om fordelene ved å installere et evigvarende lager system vil oppveie ytterligere utgifter.