Hvis du jobber som freelancer eller uavhengig entreprenør, bør de fleste av dine kunder spørre deg om å fullføre IRS-skjema W-9 og en forespørsel om skattebetalers identifikasjonsnummer og sertifisering. Dette skjemaet hjelper bedrifter å få nøkkelinformasjon fra sine leverandører for å forberede informasjonsavkastning for IRS. Bedrifter må returnere data ved hjelp av skjema 1099-MISC når de betaler freelancer eller uavhengig entreprenør totalt $ 600 eller mer gjennom året (se Formålet med 1099 Forms).

Dine kunder vil bruke informasjonen på din W-9 for å sette navn, firmanavn, adresse og skattebetalers identifikasjonsnummer (TIN) på 1099-MISC de filen om deg. De vil sende en kopi av 1099-MISC til IRS og en annen kopi til deg i slutten av januar, etter utgangen av skatteåret.

Andre forhold som du kanskje blir bedt om å fylle ut et W-9 inkluderer:

• Visse eiendomsforretninger
• Betalt boliglån
• Oppkjøp eller forlatelse av sikret eiendom
• Avbestilling av gjeld > Bidrag til en individuell pensjonsordning (IRA)

For mer om bruken av det - og når du skal stille spørsmål om å signere en - les Formålet med W-9-skjemaet.

Steg-for-trinns anvisninger

Form W-9 er en av de enkleste IRS-skjemaene for å fullføre, men hvis skatteskjemaer gjør deg nervøs, ikke bekymre deg. Vi vil gå deg gjennom den riktige måten å fullføre den på.

Trinn 1:

Skriv inn navnet ditt som vist på selvangivelsen. Enkelt, ikke sant?

Trinn 2:

Skriv inn firmanavnet ditt eller "unngått enhet" -navnet, hvis det er forskjellig fra ovenfor. For eksempel kan du være eneselskap, men for markedsføringsformål bruker du ikke ditt personlige navn som firmanavn; I stedet er du "å gjøre forretninger som" noe annet navn. Du ville skrive inn det navnet her. Når det gjelder den ignorerte enhetens del, hvis du ikke vet hva det er, er du sannsynligvis ikke en. Den vanligste typen av ikke-respekterte foretak er et enkeltmedlems aksjeselskap, og enkeltbedrifter og S-selskaper klassifiseres aldri som uinnskrevne enheter. Trinn 3:

Hvilken type forretningsenhet er du for føderal skatteklassifisering: eneboliger, partnerskap, C-selskap, S-selskap, tillit / eiendom, aksjeselskap eller "annet"? Sjekk den aktuelle boksen. Hvis du ikke er sikker, er du sannsynligvis en eneboliger, fordi du måtte skrive mye papirarbeid for å bli en av de andre enhetene. Trinn 4:

Unntak. Sjansen er at du skal forlate disse boksene tomme. Her er noen unntak: 1. Betalere som er fritatt for sikkerhetskopiering, slik som selskaper (i de fleste tilfeller), må kanskje skrive inn en kode i boksen "Fritatt betalingsmottaker". Skjema W-9 instruksjoner liste de frie betalte og deres koder, og for hvilke typer betalinger disse kodene skal brukes.Korporasjoner som fyller ut en W-9 for mottak av renter eller utbetalinger, for eksempel, vil skrive inn kode "5. “

2. Betalere som er unntatt fra rapportering i henhold til FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act), må kanskje legge inn en kode i boksen "FATCA Reporting Code". Ingen av disse boksene gjelder for den typiske uavhengige entreprenøren eller frilanseren.

Trinn 5:

Gi din gateadresse, by, stat og postnummer. Hva om din hjemmeadresse er forskjellig fra din forretningsadresse? Hvilken adresse skal du gi på skjema W-9? Bruk adressen du vil bruke på selvangivelsen din. For eksempel, hvis du er eneeier som leier kontorlokaler, men du sender inn selvangivelsen din ved hjelp av din hjemmeadresse, skriver du inn hjemmeadressen din på skjema W-9, slik at IRS ikke har problemer med å matche 1099-tallene med 1040-skjemaet ditt . Trinn 6:

I dette valgfrie trinnet kan du angi navn og adresse på forespøreren. Du vil kanskje fylle ut denne boksen for å holde oversikt over hvem du oppgav ditt skatteidentifikasjonsnummer til. Trinn 7:

IRS kaller denne delen Del I, som må gjøre deg lurer på hva alle trinnene du nettopp har fullført var. Her må du angi bedriftens skatteidentifikasjonsnummer, som enten er ditt individuelle personnummer (SSN) hvis du er en eneboliger eller din arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (EIN) hvis du er en annen type virksomhet. Nå har noen eneste eierskap også EIN, men IRS foretrekker at eneeiere bruker SSN-ene på skjema W-9. Igjen gjør det det lettere å matche eventuelle 1099er du mottar med selvangivelsen, som du vil arkivere under din SSN. Hva om din bedrift er ny og ikke har en EIN? Du kan fortsatt fylle ut skjema W-9. IRS sier at du bør søke om nummeret ditt og skrive "søkt på" i plassen for TIN. Du vil ønske å få dette nummeret så raskt som mulig, fordi inntil du gjør det, vil du bli gjenstand for backup avhold. For å søke om en EIN online, besøk IRS nettstedet her. Se instruksjonene for trinn 8, del II nedenfor for mer om sikkerhetskopiering.

Trinn 8:

I del II må du sverge at du ikke er en lyver løgner som ligger før du kan signere skjema W-9. Intentivt liggende på skatteform kan bety at du må betale en bøte eller gå i fengsel; IRS roter ikke rundt. Før du signerer skjema W-9, her er de utsagnene du må bekrefte, sanne, under straff av perjury: 1. Tallet som vises på dette skjemaet, er mitt riktige skattebetalers identifikasjonsnummer (eller jeg venter på et nummer som skal utstedes til meg).

Hvis du tenkte på å bruke et "lånt," stjålet eller opprettet skatte-ID nummer, kanskje du tenker to ganger før du ligger under ed.

2. Jeg er ikke gjenstand for backup avhold fordi: (a) jeg er fritatt for backup-tilbakeholdelse, eller (b) jeg har ikke blitt varslet av Internal Revenue Service (IRS) at jeg er underlagt backup-tilbakeholdelse som følge av manglende rapportere alle renter eller utbytte, eller (c) IRS har meldt meg om at jeg ikke lenger er underlagt backuphold.

De fleste skattebetalere er unntatt fra reservehold. Hvis du ikke har noen anelse om hva IRS snakker om her, er du sannsynligvis unntatt. Hvis du ikke er fritatt, vil IRS ha meldt deg, og selskapet som betaler deg trenger å vite fordi det er pålagt å holde inntektsskatt fra din betaling til en flat rate på 28% og sende den til IRS. (Forresten, nå vet du en annen god grunn til ikke å jukse på selvangivelsen: Du må kanskje fortelle en fremtidig klient om det, og det kan få selskapet til å tenke to ganger om deg.) Vare (c) sier i utgangspunktet at hvis du var En gang underlagt backup avhold, men ikke lenger, ingen trenger å vite. Det er i utgangspunktet det samme som element (a). Klikk her for å lese detaljer fra IRS på backup avhold.

3. Jeg er en statsborger eller en annen person i USA.

Hvis du er hjemmehørende, er du klar. IRS anser også følgende for å være en "U. S. person ": et partnerskap, selskap, selskap eller forening opprettet eller organisert i USA eller i henhold til lovene i USA; en hjemlig eiendom; og en innenlandsk tillit. Hvis virksomheten din er et partnerskap som har en utenlandsk partner, gjelder det spesielle regler. Les om dem i instruksjonene for å danne W-9. Hvis du ikke er en statsborger i USA, må du kanskje fylle ut skjema W-8 eller skjema 8233 i stedet.

4. FATCA-koden (e) som er angitt på dette skjemaet (hvis noen), som indikerer at jeg er unntatt fra FATCA-rapporteringen, er riktig.

Du trenger sannsynligvis ikke å bekymre deg for denne, som har å gjøre med loven om utenlandsk kontoavgift.

Et par flere ting før du logger på

Skjemaet forteller deg om å krysse ut punkt 2 ovenfor hvis du har blitt varslet av IRS at du for øyeblikket er underlagt sikkerhetskopiering, fordi du ikke har rapportert alle renter og utbytte på din avkastning.

Du kan krysse ut element 2 hvis du fyller ut en W-9 i forbindelse med en eiendomsmegling. Punkt 2 gjelder ikke i dette tilfellet, så det spiller ingen rolle om du er underlagt sikkerhetskopiering.

Nå, hvis du leser den fine utskriften i W-9-instruksjonene nøye, synes det å indikere at de fleste ikke er pålagt å signere dette skjemaet i det hele tatt. Du er vanligvis bare pålagt å signere den hvis IRS har meldt deg om at du tidligere har oppgitt en feil TIN. Teknisk til side, men personen som spurte deg om å fylle ut W-9 vil trolig vurdere det ufullstendig eller ugyldig hvis du ikke har signert det, og lykke til å prøve å overbevise dem på annen måte.

Tilbakestill skjemaet

Returner ferdigstilt W-9 til virksomheten som ba deg om å fylle ut det. Ideelt sett vil du avlevere deg personlig for å begrense eksponeringen mot identitetstyveri, men denne metoden er ofte ikke praktisk. E-post anses som relativt sikker. Hvis du må e-post skjemaet, bør du kryptere både dokumentet og e-postmeldingen din og trippel sjekke at du har mottakers korrekte e-postadresse før du sender meldingen.

Bunnlinjen

Hvis du gir nøyaktig informasjon om W-9, vil du sikre at betalinger du mottar, eller andre transaksjoner som krever dette skjemaet, rapporteres riktig til IRS.Hvis du er usikker på noen ting, for eksempel riktig klassifisering av virksomheten din, må du sjekke med din regnskapsfører eller annen finansiell rådgiver.